Образец письма для уведомления: Шаблоны и рекомендации

Уведомление – это письменный документ, который служит для передачи определенной информации получателю. В отличие от претензии, он не содержит требований. Тем не менее, следует иметь в виду, что в редких случаях письма-уведомления могут содержать и требования.

Обязательность оформления

Нужно ли создавать уведомление? В определенных ситуациях его составление является обязательным. Вот несколько примеров, когда это необходимо:

• Прием на службу иностранного жителя.
• Модификация условий рабочего соглашения.

Если не произойдет отправка документа, то организация подвергается опасности получить штрафные санкции либо пройти проверку со стороны инспекторов по труду.

В каких случаях составляется уведомление?

В ряде случаев возникает необходимость составить уведомление. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся причины для его оформления:

• Необходимо уведомить сотрудников или представителей профсоюзов о различных событиях. Например, требуется информировать работников о внесенных изменениях в условия договора, о прекращении деятельности организации или о предстоящем сокращении персонала.
• Требуется предоставить информацию о прекращении деятельности организации службе занятости или другому государственному учреждению. Необходимо отправить уведомление о прекращении компании в службу занятости, а также уведомление о замещении нерезидента на рабочем месте в налоговый орган.

В данных условиях обязательным требованием является составление письменного уведомления.

• Необходимо проинформировать работника о внесении изменений в условия труда.
• Необходимо получить одобрение сотрудника на изменение условий труда.
• Необходимо оформить отказ со стороны работника.

Необходимо составить уведомление в произвольной форме. Однако рекомендуется установить свои собственные правила оформления и закрепить их в локальных нормативных документах. Например, их можно описать в инструкции по организации работы с документами.

Особенности составления

Принципы формирования уведомления варьируются в зависимости от статуса лица, которому оно предназначено:

• Внешние пользователи, такие как контрагенты, юридические лица, государственные органы и лица, не являющиеся сотрудниками компании, могут потребовать уведомления. Для составления такого уведомления используется общий бланк для писем. В документе могут присутствовать таблицы. Обязательно необходимо подписать уведомление, а желательно, чтобы на нем также присутствовала подпись. Иногда уведомление отправляется вместе с сопроводительным письмом.
• Сотрудники организации являются внутренними пользователями. Они используют специальный бланк для составления документов, на котором указаны все необходимые реквизиты, такие как название компании и наименование документа.

Обычно внешним пользователям требуются более жесткие требования к документу. Он должен быть подписан и печататься. Вся необходимая информация должна быть указана: данные отправителя и получателя, наименование компании и название документа.

Компоненты сообщений

Типичное уведомление обычно содержит следующую информацию:

• Сведения о дате — это информация о времени, когда был подписан документ. При этом записывается в цифровом формате, состоящем из чисел и точек (например, 09.09.18).
• Уникальный идентификатор присваивается каждому исходящему документу в форме регистрационного номера. Он может состоять как из букв, так и из цифр.
• Необходимо указать реквизиты получателя, включая название подразделения, где трудоустроен сотрудник, и его полные ФИО, даже если это внутренний документ.
• Выбор правильного заголовка документа — это важная задача, потому что он должен быть лаконичным и точно передавать основную идею текста.
• Существует необходимость зафиксировать необходимую информацию, которую требуется передать получателю.

Расшифровку росписи следует включить в документ, где она должна быть подписана лицом, наделенным полномочиями руководителя компании или правом подписи.

Разновидности документов

Давайте рассмотрим наиболее популярные виды уведомлений:

• О встрече заемщиков или участников торгов.
• Речь идет о переходе на упрощенную систему налогообложения.
• О вопросе изменения наименования организации.
• Говорят об изменениях в высшем руководстве компании.
• Изменение местонахождения судебного адреса.
• Об изменении данных для перевода денежных средств.
• О возможности изменения заработной платы.
• Рассказ о летнем отдыхе.
• Об урегулировании долговых обязательств.
• О расторжении контракта.

Сотрудникам, руководителям отделов, партнерам, поставщикам, государственным органам и арендаторам предоставляется возможность получать информационные сообщения.

• Вам передается информация о сокращении должности с кодом 45269.
• Извещение о прекращении возможности использования отпуска по уходу за ребёнком до достижения им возраста 1,5 года 10717.
• Оповещение о решении о способе записи данных трудовой книжки с номером 13491.
• Уведомление о прохождении теста на наличие COVID-19 под номером 3713
• Центр занятости получил уведомление о необходимости сократить штат сотрудников в количестве 19430 человек.
• Сообщение о проведении совещания комиссии по вопросам трудовых разногласий под номером 5151.
• Сотруднику было сообщено о проведении реорганизации путем присоединения объекта с кодом 10910.
• Документ Р12003. Оповещение о начале организационного процесса 11693
• Информирование о внесении изменений в условия договора о трудоустройстве, регистрационный номер которого 37926.
• Уведомление о вариации в уровне оплаты 33207
• Сотрудник получил уведомление о том, что его должность подверглась переименованию под кодовым номером 23581.
• Уведомляется о начале отпуска сотрудника с номером 34202
• Сообщение об окончании срока действия заключенного трудового соглашения 33153.
• Извещение о отобранных для налогообложения 10880 предметах.
• Официальное обращение о вступлении в международные общественные структуры иностранной организации под номером 12676.
• Извещение о регулируемых сделках под номером 5385
• Извещения о подписании контракта о трудоустройстве по бланку 19 47047.
• Сообщение об уменьшении количества сотрудников на 25 421 человека.
• Рабочий 29106 получил уведомление о прекращении трудового договора.
• Сообщение о перемещении сотрудника на другое место работы с идентификатором 34410.
• Уведомление о прекращении соглашения 30342.
• Форма Р15001. Оповещение о прекращении деятельности юридического субъекта 34136.

Уведомления

Уведомление представляет собой официальный документ, который служит для сообщения человеку о произошедшем событии или о событии, которое произойдет в ближайшем будущем. Применение подобного типа документа разнообразно и обширно. Рассмотрим данную форму документа в подробностях.

Сфера применения

Уведомления имеют широкое применение во многих сферах деятельности физических и юридических лиц. Они используются для регулирования правоотношений между контрагентами в рамках гражданско-правовой сделки, а также в трудовых отношениях между работником и работодателем. Отдельно стоит отметить уведомления, которые отправляются государственными органами. Например, наиболее распространенное из них — уведомление из налоговой, которое информирует о необходимости своевременной оплаты.

Отличия от схожих документов

Необходимо понять разницу между уведомлением, претензией и требованием. Во-первых, уведомление не призвано заставить другую сторону совершить определенные действия, оно лишь информирует человека. Во-вторых, уведомление не содержит требований, которые должны быть выполнены в определенный срок.

Форма документа

Предприятия имеют возможность создавать и использовать свои собственные шаблоны для написания уведомлений в свободной форме. Обычно каждое государственное ведомство имеет собственный шаблон уведомления. Юридические лица создают документ на фирменном бланке своей организации.

Заметим, что сообщение может быть оформлено в печатном формате, то есть на бумаге, и в цифровом формате. В настоящее время все большую популярность приобретает способ уведомления граждан через электронную почту или портал Госуслуги.

Уведомления на работе

В офисе часто приходится сталкиваться с большим количеством уведомлений. Большинство процедур, проводимых на рабочем месте, требуют согласия и одобрения со стороны работника и работодателя. Но бывают и случаи, когда работодателю не нужно спрашивать мнение сотрудника и он просто отправляет ему уведомление, представляя это как факт. Например, такая ситуация может возникнуть, если необходимо сократить или прекратить отпуск по уходу за ребенком. Руководство предприятия напоминает молодой маме о скором возвращении на работу.

Структура официальной бумаги

Компоненты уведомления могут быть разделены на три основных элемента — реквизиты, мотивацию и предмет. Возможно также добавление варианта предложения для решения текущей ситуации, в качестве дополнительного блока. Например, в случае сокращения персонала, работодатель может предложить своему подчиненному другие доступные вакансии.

Реквизиты

В зависимости от того, кто является источником информации, на бумаге будут указаны различные данные. Если уведомителем является организация, на бумаге следует указать полное наименование предприятия с указанием его организационно-правовой формы, ИНН, ОГРН, юридический адрес и номер телефона для связи. В случае физического лица достаточно указать его ФИО и паспортные данные.

Пояснение причин направления уведомления подразумевает мотивацию. Для обеспечения ясности в сложившейся ситуации ссылаются на соответствующие нормативно-правовые акты. Суть состоит в самом содержании положений, которые требуется передать адресату.

Как написать письмо-уведомление

При написании и оформлении письма-уведомления необходимо учесть определенные правила, которые позволят придать ему юридическую значимость. В данной статье мы поделимся с вами информацией о том, как правильно составить письмо-уведомление и предоставим примеры его оформления.

• В каких ситуациях требуется составить письмо, предупреждающее о чем-либо?
• Как составить письмо для уведомления
• Как составить письменное сообщение, информирующее о чем-то
• Примеры писем-информирования

В каких случаях пишется письмо-уведомление

В состав группы электронных сообщений входят письма-напоминания и письма-уведомления. Главная цель их создания заключается в том, чтобы сообщить получателю о наступлении определенного события, приближении крайнего срока выполнения обязательств или предупредить о чем-либо. Такие уведомления информируют о принимаемых отправителем решениях, которые могут касаться получателя. Письмо-уведомление является неотъемлемой частью делового общения, признаком хорошего тона и выражением вежливости.

Образец уведомления путем письма.

Очень вероятно, что отправитель не считает, что адресат забыл или не желает выполнить свои обязательства, но это предупредительный шаг, который поможет избежать непредвиденных ситуаций или чрезвычайных ситуаций, если окажется, что по какой-либо причине адресат все-таки не учел наступление определенного события.

• Письма с информационным содержанием
• Как правильно подобрать стиль деловой переписки, чтобы оставить желаемое впечатление о себе и своей компании?
• Можно ли признать электронное письмо документом официального характера?
• Ошибки, характерные для деловых писем, и эффективные способы их устранения.
• является уникальным и не повторяется в других источниках.

Как оформляется письмо-уведомление

Подобно любому другому деловому письму, официальное письмо-уведомление является юридическим документом. Это означает, что вся информация и данные, содержащиеся в нем, являются достоверными и подтвержденными. Для оформления документов, включая деловые и служебные письма, применяются общие требования, определенные в ГОСТ Р 7.0.97-2016.

В соответствии с нормами ГОСТ, письмо-уведомление требует наличия определенных обязательных реквизитов, которые характерны для данного вида документов. Основными обязательными реквизитами письма-уведомления являются:

1. Если автор письма представляет государственную или муниципальную организацию, то вместо него может быть использован лого или герб данного предприятия.
2. Краткая информация о юридическом лице, отправителе: название компании, ее ИНН, ОКПО, банковский счет, почтовый и электронный адреса, контактный телефон секретаря руководства. Для вашей компании рекомендуется указывать информацию о почтовом и электронном адресе, даже если нет необходимости в составлении ответного письма на уведомление.
3. место и время составления данного документа;
4. Адресатом отправляемой информации является почтовый адрес организации или частного лица. Если это юридическое лицо, необходимо указать должность, фамилию и инициалы руководителя предприятия.
5. номер исходящего документа, определенный в строгом соответствии с утвержденным порядком нумерации, действующим в данной организации
6. суть письма вкратце;
7. Часть сообщения, содержащая текстовую информацию, предназначенную для уведомления.
8. Автограф главного исполнительного офицера компании, ответственного за составление данного письма.
9. Доступ к сведениям о члене руководства, оформившем документ, представлен в виде его фамилии, первых букв имени и отчества, а также обеспечивается номером телефона для связи.

Когда речь идет о написании письма-уведомления и его оформлении, многое зависит от того, предназначено ли оно для внутреннего или внешнего использования. Если это внутренний документ, то количество обязательных сведений и реквизитов, которые должны быть указаны в нем, значительно сокращается. В таком случае, не требуется указывать наименование предприятия и присваивать документу исходящий номер, однако подписи, подтверждающие его достоверность, должны быть обязательно указаны. В системе «Кадры» есть шпаргалка, которая помогает определить, в каких случаях необходимо уведомлять работников.

Внутреннее сообщение описания: пример

Обычно для оформления внутренних уведомлений и извещений используют общепринятые бумаги. Если же речь идет о письмах-уведомлениях для внешних получателей, то необходимо использовать фирменные бланки, на которых уже заранее напечатаны все основные реквизиты. Благодаря этому можно избежать ошибок при заполнении и значительно сэкономить время на оформлении документов. В журнале «Справочник секретаря» можно прочитать подробные рекомендации по унификации формы и содержания документов в организации.

Как написать письмо-уведомление: образец

Уведомление в письменной форме — это идеальный образец официального делового письма. Письменная составляющая такого письма обычно представлена следующими элементами:

• Введение;
• главное содержание
• В завершающем разделе.

При написании писем требуется соблюдать официальный стиль, который не предполагает использование жаргонных выражений и грубого сленга. Для составления таких текстов применяются устоявшиеся языковые обороты. Важно отметить, что информация представляется в произвольной форме, но все эмоциональные проявления исключаются. Такой стиль является стандартным для оформления писем, независимо от того, адресованы они организации или частному лицу.

1. В начале уведомительного письма может присутствовать вводная часть, которая призвана пояснить или мотивировать получателя. Она служит для того, чтобы адресату стали понятными основания, по которым было отправлено уведомление. В данном контексте возможно использование следующих ключевых фраз:

• В ответ на Ваше запрос.
• Помимо отправленного нами письма.
• В соответствии с полученными данными…
• В соответствии с Указом Главы муниципального образования.
• В соответствии с Вашим письменным запросом.
• Для достижения требований, предусмотренных постановлением Правительства Российской Федерации, были приняты меры.
• С целью обсудить возможность принятия участия в конференции, необходимо провести согласование.
• Для того чтобы донести до Вас информацию о.., направляем Вам.

Не обязательно включать вводную часть в информационном письме. В некоторых ситуациях можно обойтись без нее, приоритет отдается глаголам-действиям. Если вы пишете письмо-уведомление от имени организации, используйте глаголы в форме первого или множественного лица. Если используется форма глагола в третьем лице, необходимо указать отправителя. Также письмо-уведомление может иметь этикетный характер.

Уведомительное письмо с информацией

Необходимо иметь в виду значение такого рода документов. В уведомлении-письме требуется предоставить определенную информацию. Следовательно, в нем обязательно должны быть указаны факты или сведения о конкретной дате, времени и месте проведения какого-либо мероприятия или события.

Нам рекомендуется разработать и использовать в коммерческой переписке образцы наиболее часто рассылаемых писем-уведомлений от нашей компании. Например, письма-уведомления об отмене договора, об уведомлении о задолженности, об уведомлении о продаже доли и другие. Готовые образцы писем-уведомлений помогут сократить время на их составление и уменьшить возможные ошибки, которые исполнители могут допустить при заполнении реквизитов. Ниже представлен пример шаблона письма-уведомления, которое будет отправлено военному комиссару при приеме или увольнении сотрудников-военнообязанных.

Уведомление, отправленное в региональный военный комиссариат о зачислении (выбытии) работников, подлежащих включению в воинский список.

Ниже представлен пример уникального письма-уведомления, которое направляется физическому лицу-соискателю, чтобы сообщить о непринятии на работу.

Уведомление о непринятии на работу отправлено кандидату

Если вы планируете изменить реквизиты вашей компании, вам может понадобиться написать письмо-уведомление об этом и разослать его всем контрагентам. Также важно уведомить органы власти, головную организацию и клиентов, если произойдет смена генерального директора.

Пример письма, которым мы информируем контрагентов о перестановке директора