В счет ранее отработанного: все, что нужно знать для бухгалтерии и кадрового учета | Администрация Новосолдатского сельского поселения Репьевского муниципального района Воронежской области

Очень удобно будет получить разрешение на отгул за предварительно отработанный период, когда трудящийся заключает договоренность с нанимателем о формализации оплачиваемого выходного дня.

Бланк и пример — две необходимые составляющие для выполнения задачи.
Онлайн просмотр стал популярным занятием для многих людей в настоящее время.
Получите возможность скачать абсолютно бесплатно
Безопасно

Терминология

Обычно в бизнес-среде не используется термин «отгул». Этим неформальным выражением обозначаются все типы выходных дней. Но каждый опытный сотрудник знает, что существуют оплачиваемые и неоплачиваемые выходные. Также есть дни отпуска, которые оплачиваются самим сотрудником. В документации и табеле каждый из этих дней имеет свое специальное обозначение.

Так как приказ представляет собой официальное документирование деятельности организации, его содержание следует четко и однозначно прописать, определив конкретный выходной день для сотрудника.

Законные основания

Возможность получения отгула за предыдущее отработанное время или его отработки в будущем зависит от условий, согласованных с работодателем. Соответствующие правовые нормы, регулирующие данную возможность, прописаны в 153 статье Трудового кодекса Российской Федерации. Поэтому в документе следует указывать ссылку на эту статью.

Оплата

Если сотрудник выполнит свои рабочие обязанности в день, приходящийся на праздничный или выходной, то ему будет выплачена двойная или тройная ставка оплаты (это будет определяться в зависимости от конкретных условий). Однако, если в том же месяце у сотрудника возникнет необходимость взять отгул за ранее отработанные часы, то дополнительные выплаты не производятся. Возможно, разница компенсируется днем отдыха.

Элементы приказа

Для того, чтобы подобного рода документация была уникальной, ее следует оформлять на специальных бланках, на которых присутствуют реквизиты, характерные для данной организации. Такой подход является нормой для оформления приказов, касающихся личного состава, согласно действующему законодательству.

Если компания небольшая и у нее нет фирменных бланков, то для соответствия требованиям нужно будет указать в верхней части документа название компании и ее основные данные: адрес организации, ИНН, КПП, контактный телефон и т.д.

В главном разделе приказа подробно и ясно излагаются важные моменты. В нем должны быть указаны следующие данные:

Какой-нибудь день в прошлом или будущем будет отработан и признан состоявшимся рабочим. Датой должен быть указан конкретный день, включающий год.
В некоторых случаях бывает достаточно указывать только фамилию и инициалы сотрудника, чтобы определить его личность и должность.
Если имеется несколько дней, которые будут использоваться в качестве отпуска, то их даты будут перечислены через запятую.
Выплата заработной платы может быть сводится к простому выражению: «Оплатить труд в соответствии с приказом», или может быть уточнено, указав конкретную фамилию бухгалтера, который поставит свою подпись в конечной части процесса.
Кому приходится нести ответственность за ознакомление коллектива с новым приказом о предоставлении отгула? Это достаточно официальная процедура, поскольку согласно законодательству сотрудники уже обязаны быть в курсе информации, так как сами подали заявление на получение данного отпуска.

Если потребуется составить приказ, который будет распространяться на нескольких сотрудников (например, на всю структурную единицу, которая ранее работала во время праздников или выходных дней), то наиболее удобным будет использование таблицы в тексте приказа. В случае большого списка сотрудников, можно добавить таблицу в качестве приложения.

В данном случае необходимо помнить о том, что от каждого работника необходимо получить индивидуальное заявление, составленное в соответствии с юридическими требованиями. На практике такие заявления печатаются и предоставляются каждому сотруднику для подписания перед подписанием приказа.

Подпись работника в нижней части документа будет свидетельствовать только о том, что он ознакомлен с происходящим, что информация дошла до него полностью. Однако, этот «автограф» не является подтверждением его поддержки и полного одобрения.

Ознакомление

В дополнение к подписи руководителя, на документе обязаны быть еще «ручные отметки». Прежде всего, там должен быть подписан сам сотрудник, который составил заявление об использовании отгула на основании отработанного времени. Кроме того, бухгалтерия должна быть в курсе таких изменений, независимо от наличия подписи на бланке приказа.

Если в приказе имеются указания относительно выполнения выплат, то необходимо, чтобы бухгалтер или ответственное лицо, занимающееся выплатами в организации, заверило это. Именно такой приказ о предоставлении выходного дня за ранее отработанное время приобретает юридическую силу. Стоит отметить, что возможность взять выходной день возникает не за ранее отработанное время, а при условии, что этот день будет отработан. При этом для избежания недоразумений необходимо ясно договориться о том, в какую дату это будет осуществлено.

Отметки

Необходимо зафиксировать в графике рабочего времени информацию о перемещении рабочих и выходных дней, если такой график ведется в организации. Эту задачу обычно выполняет ответственное лицо, например, сотрудник отдела кадров.

Важно учесть следующее: если в инструкции о работе в выходной день уже содержалась информация о выдаче выходного, то нет необходимости составлять новый документ.

Добавление такой информации создаст путаницу в отчете о сотрудниках.

Обязательно ли оформление

Если между сотрудником и работодателем существует доверительная связь, они иногда соглашаются устно и меняют расписание рабочих и выходных дней без оформления соответствующей документации.

Такое небрежное поведение противоречит Трудовому кодексу. Кроме того, оно еще вызывает дополнительные проблемы в учете. При начислении должных выплат могут возникнуть ситуации, когда не учитываются рабочий день и выходной день сотрудника, а также повышение заработной платы. Это происходит потому, что не было оформлено соответствующее заявление и приказ о компенсации за отработанное ранее время. Как сотрудник отдела кадров, так и бухгалтер должны иметь законные основания в виде первичной документации, чтобы правильно оформить выплаты. Кроме того, здесь есть риск как для работодателя, так и для работника.

Советуем прочитать: Как самозанятому принимать оплату с клиентов

Ответственность за защиту сотрудника на рабочем месте полностью лежит на работодателе, согласно законодательству. Если работник получает травму во время предоставленного отпуска и не зафиксирует это, то это будет восприниматься как травма, связанная с производственной деятельностью.

Одно из существенных вопросов, связанных со сроком хранения, заключается в том, что приказ о предоставлении отгула за уже отработанное время относится к документам, относящимся к персоналу, и хранится в течение пяти лет (если работник не подвержен тяжелым и вредным условиям труда).

Работнику дается полный день отдыха независимо от того, сколько он работал в выходной

Российская служба по труду вновь утвердила свою точку зрения: независимо от того, сколько времени работник проводит в выходной день на работе, он должен получить заслуженный день отдыха в полном объеме.

Причина такого объяснения заключается в соблюдении норм статьи 153 Трудового кодекса Российской Федерации.

Оплачивается работа в выходной или нерабочий праздник в два раза выше, чем обычная ставка.
Если работник хочет, то ему может быть предоставлен индивидуальный день отдыха, и в таком случае работа в выходной или нерабочий праздник будет оплачиваться в одинарном размере, а день отдыха не будет оплачиваться.

Очевидно, что Трудовой кодекс Российской Федерации не связывает продолжительность отгула с количеством отработанных часов в выходные дни. Такие же выводы ранее делались Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации в Письме от 07.10.2020 № 14-2/ООГ-15728 и Федеральной службой по труду и занятости в Докладе за IV квартал 2021 года.

Для того чтобы предоставить сотруднику возможность отдохнуть в выходной день и не учесть при этом полный потерянный отгул, необходимо осуществить следующие действия в программе ЗУП 3.1 в разделе «Отгулы» (Кадры — Отгулы):

Необходимо указать, что дополнительный день отдыха будет предоставлен на весь рабочий день. Необходимо убрать галочку «Отсутствие на протяжении части смены».

В разделе «В счет отработанных ранее» необходимо указать только количество часов, которые были отработаны в перерыве, оставив поле с количеством дней пустым.

Узнайте подробности о том, как оформить компенсацию за работу в выходные дни в видео ЗУП 3.1: Работа в праздники и по переработке — правильный расчет и оплата.

Вы получили положительную пользу от данной статьи?

Вам предоставляется уникальная возможность получить секретный бонус и полный бесплатный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на восемь дней.

Аналогичные статьи

Требуется переформулировать текст, чтобы он стал уникальным, с использованием русского языка и без использования ссылок на себя или сервис Promt. Результат будет представлен ниже:

Возможность обсуждения данной публикации предоставляется внизу в комментариях. Однако стоит заметить, что наши эксперты не отвечают на вопросы, связанные с программами 1С и законодательством, в рамках комментариев. Для задания таких вопросов рекомендуется воспользоваться Личным кабинетом и обратиться к нашим специалистам.

Для того чтобы разместить свои комментарии, требуется прохождение процедуры авторизации.

Ошибка «У сотрудника нет достаточного количества заработанных отгулов» в 1С:ЗУП

Давайте проанализируем, как можно провести проверку в обоих случаях и устранить возникшую ошибку.

Лилия Васильевна Ромашкина, работница организации «Ромашка», в июле 2023 года добросовестно выполняла свои обязанности, выходя за рамки установленного рабочего времени в течение 5 дней, отдавая работе несколько дополнительных часов. В связи с этим, Лилия Васильевна приняла решение использовать свои заслуженные отгулы.

Она пришла к решению взять отгул 10 июля. Во время составления документа «Отгул», программа автоматически учет заработанные часы, но провести его не удается.

Возникла сложность в том, что 15 часов – это количество отгулов, которое было заработано за весь месяц. В нашей программе нет функции авансового проведения отгулов. Однако, чтобы узнать точное количество отгулов, которое сотрудник заработал, можно воспользоваться отчетом «Остатки отпусков» в разделе «Кадры» — «Кадровые отчеты».

Мы определяем дату отчета на основе даты отгула, выбираем сотрудника и составляем отчет.

По нашим наблюдениям, в течение этого рабочего дня сотрудник успел отработать 11 часов сверхурочно. Следовательно, в разделе «Отгул» документа, которые отражает количество ранее отработанных часов, мы можем указать число, не превышающее 11. Предлагаем вручную установить значение в 8 часов, так как сотрудница работает по стандартному графику, состоящему из пяти рабочих дней в неделю. Таким образом, мы завершим заполнение документа.

10 июля было решено взять отгул. Однако, при составлении документа с названием «Отгул», программа автоматически добавила неправильные данные, что мешает провести этот документ.

Даже путем ручного изменения дней и времени в отчете «Остатки отпусков» не удается провести документ.

Если это так, давайте воспользуемся функцией «Универсальный отчет». Ее можно найти в разделе «Администрирование» — «Печатные формы, отчеты и обработки» — «Универсальный отчет».

Создаем документ по реестру накопления «Отсутствие на работе» для месяца июля.

Обратим внимание на то, что некоторые дни или часы остались открытыми и имеется неправильный начальный остаток. Используя аналогичный отчет, мы определяем, с какого момента появился этот остаток, изменяя период.

После этого мы обнаруживаем раздел «Дни и часы отпусков» в разделе «Функции для технических специалистов». Затем мы можем отфильтровать данные по конкретному сотруднику или найти нужную информацию с помощью поиска и провести анализ.

В предшествующем месяце возникло непогашенное остаточное время отгула из-за ошибочного учета отработанных часов в выходные и праздничные дни. Сотрудник отработал 8 часов, но в отгуле было неправильно указано «В счет ранее отработанных дней».

Советуем прочитать: Оформление договора дарения

В данной ситуации возникает два возможных решения:

Вследствие совершенно недавних событий, предоставляется благоприятная возможность внести исправления в документ «Отгул».

Если случайно обнаружили это во время закрытого периода, то можно воспользоваться специальным документом под названием «Перенос данных», который доступен в разделе «Администрирование».

Создаем файл, указываем желаемый временной период предшествующего отпуска и определяем необходимый формат записи.

Модифицируем регистр согласно стандартному отчёту, изменяя значение «плюс» в днях и часах на «минус».

Организуем процедуру «Трансфер информации» и повторяем попытку создания «Выходного дня». Указываем необходимое количество часов при необходимости (см. Пример №1) и выполняем процесс.

Комментарии ( 66,’PROPERTY_OBJECT_ID’ => $ElementID, ‘ACTIVE’=>’Y’,), array(), false, array(‘ID’, ‘NAME’) ); echo $cnt; ?>)

IncludeComponent( «scoder:scoder.comments», «coments», Array( «AJAX_MODE» => «Y», «AJAX_OPTION_ADDITIONAL» => «», «AJAX_OPTION_HISTORY» => «N», «AJAX_OPTION_JUMP» => «N», «AJAX_OPTION_STYLE» => «N», «CACHE_TIME» => «36000000», «CACHE_TYPE» => «A», «COMPOSITE_FRAME_MODE» => «A», «COMPOSITE_FRAME_TYPE» => «AUTO», «CUSTOM_TITLE_DATE_ACTIVE_FROM» => «», «CUSTOM_TITLE_DATE_ACTIVE_TO» => «», «CUSTOM_TITLE_DETAIL_PICTURE» => «», «CUSTOM_TITLE_DETAIL_TEXT» => «», «CUSTOM_TITLE_IBLOCK_SECTION» => «», «CUSTOM_TITLE_NAME» => «Ваше имя», «CUSTOM_TITLE_PREVIEW_PICTURE» => «», «CUSTOM_TITLE_PREVIEW_TEXT» => «», «CUSTOM_TITLE_TAGS» => «», «DEFAULT_INPUT_SIZE» => «30», «DETAIL_TEXT_USE_HTML_EDITOR» => «N», «DIF_LEVEL_COMMENTS_SPACE_PX» => «50», «DISPLAY_BOTTOM_PAGER» => «Y», «DISPLAY_TOP_PAGER» => «N», «ELEMENT_ASSOC» => «PROPERTY_ID», «ELEMENT_ASSOC_PROPERTY» => «300», «GROUPS» => array(«2»), «MAX_FILE_SIZE» => «0», «MAX_LEVELS» => «100000», «MAX_USER_ENTRIES» => «100000», «NEWS_COUNT» => «50», «OBJECT_ID» => $ElementID, «OBJECT_TYPE» => $arParams[«IBLOCK_ID»], «PAGER_BASE_LINK_ENABLE» => «N», «PAGER_DESC_NUMBERING» => «N», «PAGER_DESC_NUMBERING_CACHE_TIME» => «36000», «PAGER_SHOW_ALL» => «N», «PAGER_SHOW_ALWAYS» => «N», «PAGER_TEMPLATE» => «.default», «PAGER_TITLE» => «Комментарии», «PREVIEW_TEXT_USE_HTML_EDITOR» => «N», «PROPERTY_CODES» => array(«300″,»NAME»), «PROPERTY_CODES_ANSWERE» => array(«300″,»NAME»), «PROPERTY_CODES_ANSWERE_REQUIRED» => array(«300″,»NAME»), «PROPERTY_CODES_REQUIRED» => array(«300″,»NAME»), «RESIZE_IMAGES» => «N», «SC_HIDE_TREE» => «N», «STATUS_NEW» => «ANY», «USER_MESSAGE_ADD» => «Ваш комментарий отправлен», «USE_CAPTCHA» => «N», ) );?>

Отгул за ранее отработанное время

Согласно действующему законодательству, существуют определенные условия, при которых работник имеет право на дополнительный выходной день за предварительно отработанное время. Критерии, по которым можно предоставить работнику такой отгул, а также ситуации, когда работодатель может отказать в предоставлении дополнительного отдыха, и необходимые документы, которые должен оформить специалист по кадрам, будут рассмотрены профессионалами в данной области.

Как сказано в Трудовом кодексе РФ, работнику полагается отпуск за ранее отработанное время.
Как правильно оформить компенсацию за досрочно проделанную работу
Как компенсируются свободные дни за предшествующую отработку?
Как оформить в журнале учета свободных дней за предварительно отработанный период

Отгул за ранее отработанное время: нормы ТК РФ

В Трудовом кодексе нет такого понятия, как «отгулы за ранее отработанное время». Обычно под этим термином понимается возможность получить дополнительный отдых за работу вне рабочего времени или в выходные и праздники, вместо дополнительной оплаты труда (согласно статьям 152 и 153 Трудового кодекса РФ).

Отпуск не считается отгулом, если он не был использован в качестве отгула за предыдущее отработанное время. Это оговорено в пункте 34 подпункте «в» и пункте 39 подпункте «д» постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2. Кроме того, дополнительные выходные, предоставляемые отдельным категориям лиц (например, родителям детей-инвалидов, работающим в сельской местности, женщинам и т. д.) в рамках государственной поддержки, не рассматриваются как отгулы.

Как оформить отгул за ранее отработанное время

Получение выплат за предыдущие периоды работы зависит от утверждения даты с начальством. Работник не может самостоятельно решать, когда ему взять выходной день. В случае нарушения этого правила, это считается пропуском работы.

Учтите! В случае работы в выходной день, сотрудник имеет право на полный день отдыха, независимо от продолжительности его рабочего времени (согласно части 3 статьи 153 Трудового кодекса). Однако за сотрудничество сверхурочные работы, сотрудник вправе получить не менее времени, которое он отработал сверх нормы (согласно части 1 статьи 152 Трудового кодекса). Например, при сверхурочной работе продолжительностью 2 часа в течение трех последовательных дней, сотруднику следует предоставить не менее 6 часов отдыха.

Пример заполнения заявления на компенсацию за дополнительно отработанный период

Для того чтобы работодатель имел возможность предоставить отпуск за ранее отработанное время, работник должен составить заявление. Этот документ подтверждает, что работник самостоятельно решил отдохнуть в определенный день с увеличенной оплатой труда, вместо того чтобы работать. В заявлении указывается желаемая дата отпуска, а также дата или даты, в которые работник работал сверхурочно или вместо выходного.

Обратите внимание! Так как в законодательстве отсутствует термин «отгул», просьба использовать более корректные формулировки, такие как «прошу предоставить дополнительный отдых за ранее отработанное время» или «прошу предоставить дополнительный день отдыха».

Распоряжение о выдаче свободного дня за предварительно отработанное время

Для получения разрешения на использование заранее отработанного времени для отгула необходимо составить и выпустить приказ. Форма документа определяется правилами, установленными в организации. Для подтверждения ознакомления с приказом, сотрудник должен поставить свою подпись.

Отгул за ранее отработанное время: оплачивается или нет

Многие задаются вопросом, платятся ли дополнительные дни отдыха за ранее отработанные часы. Обычно работа в выходные и сверхурочные часы оплачиваются по повышенному тарифу, однако работник может выбрать компенсацию дополнительного времени отдыха. В таком случае работа в праздничные или выходные дни оплачивается по обычному тарифу, и отгулы за ранее отработанное время не возмещаются (согласно статье 152, пункту 3 статьи 153 ТК).

В случае одинарного размера оплаты работы означает, что специалист, получающий фиксированную зарплату, также получает дополнительную дневную ставку. В некоторых организациях работодатели предлагают дополнительные премии в качестве стимула и мотивации для повышения эффективности.

Важно отметить, что заработная плата во время отгула за предыдущее отработанное время никогда не уменьшается. Это применяется независимо от того, берет ли работник отпуск в этом месяце или в последующие периоды. Это подтверждено в разделе 5 рекомендаций Роструда от 02.06.2014 № 1. Время отдыха, предоставляемое за работу в выходные дни или сверхурочно, не учитывается в рабочем времени, согласно письму Роструда от 18.02.2013 № ПГ/992-6-1.

Свободный день за выполненную работу в нестандартный день. Как правильно заполнить табель учета и в какой случае возможно заменить отдых на финансовую компенсацию.
Как возместить сотруднику дополнительное время, потраченное на работу после рабочего дня.
Стоит ли включать в СЗВ-СТАЖ информацию о неотработанных днях отпуска?
Следует ли возмещать неиспользованные отгулы при увольнении работника?

Советуем прочитать: На каком расстоянии от стены жилого дома можно парковать автомобиль согласно ПДД

Как отметить в табеле отгул за ранее отработанное время

В соответствии с указанием о компенсации предварительно отработанного времени заполняется график рабочего дня. Корректное заполнение графика позволит точно произвести расчеты с сотрудниками по фактически отработанным часам.

Для того чтобы внести запись о невзятом дне отдыха за ранее отработанное время в графике, необходимо точно указать соответствующие коды.

В случае использования стандартизированной формы графика рабочего времени, если работник отдыхает в выходной день или работает сверхурочно, это следует отметить буквенным кодом «НВ» или цифровым кодом «28».
Если вы используете свою собственную форму учета рабочего времени, то введите код для получения дополнительного выходного дня без сохранения оплаты труда.

Если вы предлагаете отдых на неполный рабочий день взамен сверхурочной работы, пожалуйста, укажите количество часов, которые были отработаны, и количество часов, которые будут использованы для отдыха.

Я/НВ

5/3

Как учитывать отгул за работу в выходной день?

Термин «Отгул» не имеет четкого определения в Трудовом кодексе РФ. Как правило, под этим понимается дополнительное время отдыха, предоставляемое сотруднику по его желанию. Обычно сотрудник берет отгул, если он работал в выходной или нерабочий праздничный день, сдал кровь, выполнил сверхурочную работу и тому подобное.

Согласно нормам закона, время, в течение которого отгул может быть использован, определяется путем обсуждения и достигается соглашение между сторонами, а затем закрепляется в письменной форме.

Обратите внимание: если сотрудник взял отгул без согласования с работодателем, последний может рассматривать это как неявку на работу без уважительной причины. Такое поведение сотрудника может послужить основанием для увольнения по инициативе работодателя.

Если сотрудник отработал в выходной или праздничный день, он имеет право запросить дополнительную оплату за свои трудовые усилия или же возмещение отгула. В случае выбора последнего, работа в выходной или праздничный день оплачивается только в одинарном размере, в то время как день отдыха не оплачивается согласно четвертой статье 153 Трудового Кодекса Российской Федерации.

Обратите внимание: неважно, сколько часов сотрудник провел на работе в нерабочий или праздничный день, у него есть право запросить полный день отгула у работодателя. Соответственно, работодателю необходимо предоставить сотруднику полный выходной день, даже если он работал в нерабочий или праздничный день менее 8 часов.

Разделение отгула на несколько частей может быть разрешено сотруднику при наличии согласия обеих сторон.

К примеру, сотрудник может запросить у работодателя возможность взять два дня отпуска по четыре часа каждый.

Распределение дополнительного периода отдыха соответствует требованиям законодательства.

Если сотрудник и работодатель согласны на такое разделение, имеется в виду, что не возражают против него, то рекомендуется оформить такую договоренность в письменной форме.

Предоставление отгула сотруднику в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (редакция 3)

Для предоставления дополнительного бесплатного периода отдыха в дни (часы):

Открываем вкладку «Настройки» и выбираем опцию «Расчет заработной платы».
Необходимо перейти по гиперссылке «Установка параметров для расчета начислений и удержаний».
На вкладке «Отметка об отсутствиях» ставим галочку напротив «Свободные дни» и «Включая временные замены».
Если установить галочку в плане видов начислений рядом с опцией «Отгулы», то появится возможность выбрать вид начисления под названием «Отгул».

Для того чтобы выбрать официальный выходной день в качестве варианта компенсации отработанных часов, требуется:

Откройте вкладку «Заработная плата», после этого перейдите в раздел «Труд в выходные дни и праздники».
Создавайте новый документ и заполняйте его информацией.

Учтите, что оплата за работу в выходные и праздники, а также за сверхурочную работу будет производиться по одному тарифу. В графике учета рабочего времени эти периоды будут отмечены как «Праздники без дополнительной оплаты» и «Сверхурочные без дополнительной оплаты».

Для того, чтобы ознакомиться с остатком свободных дней (часов) отгула:

Зайдем в раздел «Персонал», а затем выберем «Отчеты о персонале».
Мы отбираем «Остатки отпусков».

Для обеспечения возможности дополнительного отдыха одному из сотрудников, работавшему сверхурочно, будет использовано ранее переработанное время в качестве компенсации.

Открываем вкладку «Персонал» и переходим в раздел «Отпуска».
Мы делаем выбор в пользу «Отгулов».
Нажимаем кнопку «Сгенерировать».
Выбираем месяц в поле «Месяц» для получения дополнительного выходного дня.
В разделе «Организация» следует указать организацию, которая была выбрана в настройках пользовательского аккаунта.

Пожалуйста, обратите внимание: если в базе данных присутствует несколько организаций, пожалуйста, выберите ту, которая является местом работы сотрудника.