На 7 февраля 2020 года были введены новые требования к путевым листам и правилам их заполнения. Путевой лист является основным документом, на основании которого осуществляется учет расходов на топливо в бухгалтерии, а также начисление заработной платы водителям и уплата налогов в транспортных компаниях.
Кто обязан заполнять путевые листы
- организаций, специализирующихся на доставке пассажиров с помощью регулярных автобусных маршрутов в пределах города и его окрестностей;
- организации, занимающиеся предоставлением услуг по перевозке пассажиров между городами с помощью транспортных средств;
- организации, специализирующиеся на перевозке грузов и багажа посредством автотранспорта;
- Все организации, которые занимаются перевозками на других видах наземного общественного транспорта, таких как трамваи и троллейбусы.
Многие люди отказываются от заполнения путевых листов, исходя из этого. Однако, это не следует делать.
- В области финансового учета, существует необходимость ведения бухгалтерии, которая включает в себя учет и списание ГСМ, учет рабочего времени водителей, подтверждение расходов, отраженных в налоговой отчетности и уменьшение налоговой базы.
- Руководителю компании, главе отдела транспорта или аналогичному должностному лицу – с целью получить данные о местонахождении автомобиля в рабочее время и о маршруте, пройденном водителем.
Кто может не оформлять путевые листы
В случае, если частное лицо, не являющееся официальным водителем, занимается развозами в компании, путевой лист не является необходимым. Однако, бухгалтерия может возмещать ему расходы на бензин только за счет прибыли компании. Это означает, что расходы на бензин не могут быть включены в налогооблагаемую базу и не могут уменьшить налог на прибыль.
Кто может проверить путевые листы
В большинстве случаев, сотрудники ГИБДД проводят проверку путевого листа во время движения по дороге.
При проведении камеральной или выездной проверки, налоговая инспекция имеет право попросить предоставить путевые листы в целях проверки корректности учета затрат на ГСМ.
У Трудовой инспекции возникли новые основания для проверки водителей с прошлого года. Организация имеет право запрашивать путевые листы для проверки соблюдения режима труда и отдыха водителей.
В течение пяти лет путевые листы должны храниться. Если компания не обнаружит путевой лист, срок хранения которого еще не истек, это будет считаться отсутствием путевого листа. За это предусмотрен штраф, хоть и небольшой — 500 рублей согласно статье 12.3 Кодекса об административных правонарушениях РФ.
Штрафы за путевые листы
В случае отсутствия у водителя автомобиля, зарегистрированного на предприятие, путевого листа, он будет подвергнут ответственности по статье 12.3 КоАП РФ, которая предусматривает управление транспортным средством водителем, не обладающим необходимыми документами.
Если главным видом деятельности компании является перевозка грузов, то штраф, который может быть наложен, может быть значительно выше. Несоответствие водителя транспортной компании требованиям, предусмотренным административным правом, в частности, частью 3 статьи 14.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, может быть квалифицировано как осуществление предпринимательской деятельности с нарушением требований и условий, предусмотренных специальным разрешением.
За совершение данного правонарушения предусмотрены наказания:
- За нарушение правил дорожного движения водителю грозит наказание в виде штрафа, варьирующегося от 2 500 до 2 000 рублей.
- Штраф в размере от 3 000 до 4 000 рублей будет наложен на руководителя транспортного отдела, а также на директора.
- Штраф в размере от 30 000 до 40 000 рублей может быть наложен на компанию в связи с ее юридическим статусом.
Что должно быть указано в путевом листе
Согласно пункту 7 приказа Минтранса РФ № 152, одним из необходимых данных в путевом листе являются сведения о водителе.
- ФИО водителя: фамилия, имя и отчество.
- Время и дата, когда производится медицинское обследование водителя до начала рейса и после его окончания, включают в себя информацию о числе, месяце, годе, а также о часах и минутах.
Отметка о медицинском осмотре
Если в путевом листе не указана дата и отсутствуют подпись и штамп медработника или медорганизации, проводившего предрейсовый медосмотр, это будет являться ошибкой. Очевидно, что медработник должен иметь соответствующее разрешение.
Согласно информации от Роструда, водителям погрузчиков и ричтраков обязательно проходить предрейсовые медицинские проверки. Кроме того, наличие путевых листов является необходимым.
В случае отсутствия записи о медицинском осмотре до отправления в путь, водитель будет наказан штрафом в размере 5000 рублей, а организация, предоставляющая услуги перевозки, будет оштрафована на сумму 30 000 рублей в соответствии с пунктом 2 статьи 12.31.1 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации.
Если примета не соответствует реальности, нарушителей будут штрафовать: руководителя и директора компании на сумму в 20 000 рублей, а организацию на сумму в 50 000 рублей (согласно статье 12.32 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации).
Если учреждение не осуществляет проверку медицинского осмотра водителей вообще, то административные санкции в размере от 2000 до 3000 рублей будут накладываться на руководящих лиц, в то время как организация будет подвергаться штрафу в размере от 30 000 до 50 000 рублей в соответствии со статьей 11.32 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.
Отметка о техническом контроле
Для того чтобы автомобиль мог отправиться в путь, необходимо пройти технический осмотр, и только после получения отметки в путевом листе, он может начать свой маршрут.
В начале 2017 года Минтранс РФ выслал письмо с номером 17, в котором было объявлено о введении нового обязательного требования в путевом листе — указание даты и времени проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства.
Если в списке маршрутов не указано о проведении предварительного технического контроля ТС, либо эта информация неверна, то директор может быть оштрафован на сумму от 5000 до 8000 рублей, а организация на 30000 рублей в соответствии с пунктом 3 статьи 12.31.1 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации.
Налоговые штрафы, отказ принять расходы по ГСМ
Если в путевом листе отсутствует хотя бы один обязательный реквизит, налоговые органы могут отказать в признании расходов на ГСМ, не имеющих документального подтверждения.
В соответствии с приказом Минтранса России № 152 от 18.09.08, необходимо обеспечить полное соответствие реквизитов путевого листа перечисленным в указанном документе.
Извлекайте информацию из Бератора
Величина финансового взыскания в данных обстоятельствах будет равняться двадцати процентам от суммы доначисленного налога на прибыль в соответствии с пунктом один статьи сто двадцать два Налогового кодекса Российской Федерации.
Статья включает в себя изображения, взятые с ресурса freepik.com.
Штраф за неправильное оформление путевого листа
Здесь представлен сборник ключевых документов, касающихся вопроса оштрафования за неправильное оформление путевого листа (включающий нормы и правила, образцы документов, законы, консультации опытных специалистов и прочее).
- Туристический маршрут:
- Шаблон документа для учета маршрута грузовика
- Шаблон маршрутного листа для не грузового автомобиля
- Оформление путевых документов
- Зачем необходимо использование путевого листа?
- Журнал, содержащий информацию о передвижении документов, отражающих путь перемещения.
- Предоставить полный набор информации
- Туристический маршрут:
- Шаблон документа для учета маршрута грузовика
- Шаблон маршрутного листа для не грузового автомобиля
- Оформление путевых документов
- Зачем необходимо использование путевого листа?
- Журнал, содержащий информацию о передвижении документов, отражающих путь перемещения.
- Предоставить полный набор информации
Форматы бумаг
Образец заполнения формы N 3 «Путевой лист легкового автомобиля», содержащий комментарии о рисках, являющиеся сведениями, утвержденными Минтрансом России, представлен на сайте КонсультантПлюс в 2025 году. За невыполнение требований по использованию путевых листов организация может быть оштрафована согласно статье 120 Налогового кодекса РФ. Должностные лица также могут быть обязаны заплатить штраф в размере от 5 000 до 10 000 рублей, а водитель может быть оштрафован на 500 рублей в соответствии с частью 1 статьи 15.11 и пунктом 1 примечания к статье 15.11, частью 2 статьи 12.3 Кодекса об административных правонарушениях РФ.
Образец заполнения формы N 3, предусмотренной Минтрансом России, рассматривается в качестве путевого листа для легкового автомобиля до 28 февраля 2023 года. В соответствии с КонсультантПлюс (2023), если у организации отсутствуют путевые листы, она может быть оштрафована в соответствии со статьей 120 Налогового кодекса РФ. Также, должностные лица могут быть оштрафованы на сумму от 5 000 до 10 000 рублей, а водитель может быть оштрафован на 500 рублей в соответствии со статьей 15.11 часть 1, примечанием к статье 15.11 и статьей 12.3 часть 2 Кодекса об административных правонарушениях РФ.
Статьи, комментарии и рекомендации по вопросам
Новые правила заполнения путевых листов вызывают изменения (статья «Практическая бухгалтерия», 2023, N 6). В КоАП РФ включены различные виды штрафов, включая нарушение правил путевого листа и ошибки в его составлении. Увеличение размеров штрафов до 100 000 рублей может оказаться серьезным ударом для финансового состояния компании. Необходимо учитывать, что путевой лист является основой для учета расходов на топливо, и ошибочный документ может привести к дополнительному налогообложению.
В ситуации, когда отсутствует путевой лист или содержит ошибочные данные, предприятие и работник, ответственный за подготовку документа, а также водитель могут нести административную ответственность. При проверке ГИБДД, если выявляется отсутствие путевого листа у водителя, который осуществлял перевозку грузов или пассажиров, инспектор выписывает штраф в соответствии с Уставом автомобильного транспорта. Штраф также может быть наложен в случае неправильного заполнения хотя бы одного из реквизитов, включая медицинское освидетельствование водителя и технический осмотр транспортного средства. Если на штампах о прохождении медицинского осмотра отсутствуют дата, время и подпись медицинского работника, инспектор ГИБДД может сразу выписать штраф, так как запись считается недостоверной.
правовые документы
«Авторитет Правительства РСФСР» (утв. Совмином РСФСР 08.01.1969 N 12) (ред. 18.02.1991, с изм. 28.04.1995) В случае игнорирования или неправильного оформления товарно-транспортных документов и путевых листов, грузоотправитель или грузополучатель обязан уплатить штраф в размере 7 рублей за каждый товарно-транспортный документ и путевой лист.
«Правила, касающиеся перевозки грузов на автомобильном транспорте», утвержденные Министерством автомобильного транспорта РСФСР 30 июля 1971 года (с изменениями от 21 мая 2007 года), предусматривают наказание за отказ от оформления или неправильное оформление товарно-транспортных документов и путевых листов — это касается самих товарно-транспортных документов.
Правовые ресурсы
- «Пылающие» документы
- Международные нормы и законодательные акты, которые находятся в приоритете
- Оценки нормативных актов
- Федеральные нормы и правила
- Законодательство, применяемое на территории определенного региона.
- Работы над правовыми документами и законодательная работа
- Аналогичные рецензии
- Календари
- Разновидности письменных материалов
- Практичные рекомендации
Путевой лист: за что штрафуют надзорные органы
Со 500 до 100000 рублей могут оплатить организации и предприниматели за неправильное заполнение документа о перемещении. Чтобы избежать потери денег, эксперт программы «Путевые листы» рассказал, какие ошибки необходимо избегать.
Путевые записи имеют важное значение не только для учета расходов на топливо и смазочные материалы, а также для контроля работы водителей. Этот документ также служит инструментом контроля со стороны надзорных органов, которые могут выписывать штрафы в случае выявления нарушений.
Можно наказать как должностных, так и юридических лиц, а также индивидуальных предпринимателей. Вот по каким основаниям это можно сделать.
Причина 1. Путевого листа нет
Сотрудники ГИБДД во время проведения дорожных рейдов часто замечают случаи отсутствия у водителей путевого листа. При проверке документов, таких как права и страховка, они также могут потребовать предоставление этого документа. Если водители, осуществляющие перевозку пассажиров, багажа или грузов в рабочих целях, не имеют путевого листа, то, вероятнее всего, инспектор оштрафует их в соответствии со статьей 6 пункта 2 закона № 259-ФЗ от 08.11.2007.
Если у вас не будет путевого листа, то трудовая инспекция во время проверки предприятия может наложить штраф. Поэтому обязательно сохраняйте это документ в архиве компании в течение пяти лет.
Почему наказывают за данное нарушение?
Если отсутствует путевой лист, то это может вызвать подозрения у контролеров, что компания занимается незаконными перевозками и нарушает правила относительно труда и отдыха водителей.
Какая наказание поджидает за такое?
Имеющий право на проверку может ограничиться предупреждением или наложить штраф в размере 500 рублей (согласно статье 12.3 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации). При этом он может применить наказание не только к организации, но и к самому водителю.
Возможно ли избежать штрафов?
Если водитель убедит полицейского в том, что он частное лицо, отправляющееся в своих личных делах на своем собственном автомобиле, то он неизбежно избежит штрафа или предупреждения. Во всех остальных случаях, включая транспортировку автомобиля из пункта А в пункт Б без присутствия пассажиров или груза, водитель компании обязан предъявить путевой лист.
Причина 2. Путевой лист оформлен неверно
В случае нарушения точности указанных реквизитов документа, могут быть наложены штрафы. Речь идет о разделах «медицинский осмотр перед началом рабочего дня» и «технический осмотр точек обслуживания». За их заполнение отвечают специалисты, прошедшие специальное обучение и имеющие соответствующие разрешения. Они обязаны указать дату, поставить свою подпись и расшифровку.
Правомерность прохождения медицинского осмотра может быть проверена трудовым контролем. Необходимо иметь в виду, что отсутствие такого осмотра будет рассматриваться как нарушение правил по охране труда и будет привлечено к соответствующим наказаниям.
Почему наказывают за данное нарушение?
Соблюдение медицинских и технических проверок снижает вероятность возникновения аварийных ситуаций на дорогах. Неполные данные или пропущенные поля могут указывать на то, что эти проверки проводятся с нарушением правил или вовсе не проводятся.
Реклама пригодна для лиц старше 16 лет. Акционерное общество «Промышленный финансовый фонд «СКБ Контур». Информация об ОГРН 1026605606620. Адрес: 620144, город Екатеринбург, улица Народной Воли, дом 19А.
Какая наказание поджидает за такое?
Величина наказания определяется обстоятельствами.
Несоответствие или неверное указание данных в документе подлежит оплате штрафа в размере 3 тысяч рублей для физических лиц, 5 тысяч рублей для лиц занимающих должности, и 30 тысяч рублей для юридических лиц в соответствии с пунктами 2 и 3 статьи 12.31.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.
Если случится так, что водитель проявит признаки алкогольного опьянения, то проверяющие имеют право вызвать вопросы о правильности проведения медицинского осмотра и наложить штраф в размере 20 тысяч рублей для лиц занимающих должностные должности, и 100 тысяч рублей для юридических лиц (согласно статье 12.32 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации).
Водителю и владельцу автомобиля может грозить штраф в размере от 30 000 до 3 000 000 рублей за вождение в состоянии алкогольного опьянения. Это предусмотрено пунктом 1 статьи 12.8 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях и статьей 264.1 Уголовного кодекса РФ. Кроме того, в обоих случаях могут быть лишены права управления автомобилем на период от полутора до двух лет в соответствии с пунктом 2 статьи 12.8 КоАП РФ.
Если контролирующие органы подтвердят отсутствие медицинского осмотра у водителя, то на граждан будут наложены штрафы в размере от 1 до 1,5 тысячи рублей, на должностных лиц — от 2 до 3 тысяч рублей, на юридических лиц — от 30 до 50 тысяч рублей (согласно статье 11.32 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях). Штрафы за нарушение правил технического осмотра будут выше: на граждан — 3 тысячи рублей, на должностных лиц — 5 тысяч рублей, на юридических лиц — 30 тысяч рублей (в соответствии с пунктом 3 статьи 12.31.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях).
Возможно ли избежать штрафов?
Согласно Приказу Минтранса России от 11.09.2020 года № 368, только экстренные оперативные службы освобождены от необходимости проходить предрейсовый медицинский осмотр.
Если водитель не оформлен в штат, то он, согласно рекомендациям в интернете, не обязан проходить медосмотр. Однако, следует отказаться от этой идеи, так как она основана на неправильной интерпретации фразы из Федерального закона от 10.12.95 № 196-ФЗ.
Причина 3. Путевой лист не подтверждает затраты на горюче-смазочные материалы
Сотрудники налоговой службы наказывают за это. Если затраты не подтверждаются, то это означает, что либо путевой лист отсутствует, либо он заполнен неправильно. Реквизиты путевого листа должны полностью соответствовать тем, которые указаны в Приказе Министерства транспорта России от 11.09.2020 года № 368. В 2021 году количество обязательных пунктов для оформления увеличилось. Графа «Сведения о перевозке» была добавлена в список.
Инструкцию по заполнению путевых листов в текущем 2021 году, а также образцы для бухгалтера, вы сможете найти в статье под названием «Путевые листы в 2021 году: подробная инструкция и полезные образцы».
Почему наказывают за данное нарушение?
Если информация в путевом листе заполнена с ошибками или его вообще нет, налоговая служба может предположить, что компания умышленно скрывает свои расходы, нарушает правила ведения учета или намеренно занижает свою прибыль.
Какая наказание поджидает за такое?
Сумма налога на прибыль будет уменьшена на 20 процентов, согласно статье 122 пункту 1 Налогового кодекса РФ. Штраф составит общую сумму, полученную путем умножения суммы заработной платы водителя, затрат на топливо и амортизацию транспортного средства на 0,04, в соответствии с пунктом 1 статьи 122 Налогового кодекса РФ.
Возможно ли избежать штрафов?
Федеральная налоговая служба настаивает на том, что только путевой лист является достаточным документом для подтверждения затрат на горюче-смазочные материалы. В противном случае, орган надзора не учитывает затраты на приобретение топлива при рассчете налога на прибыль.
Реклама пригодна для лиц старше 16 лет. Акционерное общество «Промышленный финансовый фонд «СКБ Контур». Информация об ОГРН 1026605606620. Адрес: 620144, город Екатеринбург, улица Народной Воли, дом 19А.
Иногда судебные органы выступали на стороне плательщиков налогов. Например, в одной из юридических споров судьи Московского округа указали, что, поскольку компания не является предприятием автотранспортной отрасли, она может подтвердить законность списания ГСМ с помощью актов по списанию топлива (Постановление ФАС Московского округа от 18.09.2013 по делу № А40-19421/13-99-60).
Аналогичные заключения были сделаны в Постановлениях ФАС Московского округа от 25.10.2012 № А40-13623/12-75-66 (Определением ВАС РФ от 21.02.2013 № ВАС-1181/13 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора), от 19.12.2008 № КА-А40/11889-08 в отношении дела № А40-67263/06-14-379.
Тем не менее, следует помнить, что если отказываться от подтверждения расходов на топливо в дорожных листах, это в конечном итоге приведет к судебному разбирательству.