Как написать письмо-подтверждение — примеры и образцы оформления

Деловая переписка сгруппирована в обширную категорию коммуникативных документов, которые необходимы для эффективного общения между организациями, государственными учреждениями и должностными лицами. Помимо этого, письма могут выполнять информационную и мотивирующую роль, поэтому очень важно придавать особое значение правильности и соответствию при их составлении.

Весьма значительное значение при передаче существенной информации имеют письма подтверждения. В данной статье мы предлагаем возможность загрузить образцы подтверждения сотрудничества, получения товаров и участия в мероприятии. Гиперссылки для скачивания примеров расположены в конце данной статьи.

В каких случаях составляется письмо-подтверждение

Подобно другим видам деловой переписки, письмо с подтверждением имеет ограниченную сферу применения. Его особенность заключается в акцентировании внимания на письменном выражении согласия физического лица или организации по определенному вопросу.

Причиной использования письма является необходимость одной из сторон внести уведомление.

• при соглашении на заключение соглашения (независимо от его типа);
• при изучении определенного вопроса;
• при принятии важного решения, которое оказывает влияние на последующее взаимодействие между сторонами.
• Для оптимизации процесса предоставления/получения официальных бумаг, товаров, обработки финансовых транзакций и прочего.

В некоторых ситуациях письмо может использоваться вместо договора о намерениях (редко — даже вместо акта о получении товара/оказании услуг).

Подтверждение в письменной форме – это одна из наиболее распространенных категорий писем, которая часто используется на практике. Этот документ пригоден и подходит для решения множества вопросов.

В основном, уведомления о получении писем используются в коммерческих компаниях, но и на других предприятиях такая переписка довольно популярна. Например, государственные учреждения и должностные лица могут обмениваться подтверждениями о получении писем.

Советы и рекомендации по написанию текста

Составление деловой документации подчиняется общепринятым правилам. Важно придерживаться следующих условий: использование вежливого тона, точных и четких формулировок, официально-деловой стилистики и включение обязательных штампов (например, стандартного приветствия).

Для создания письма рекомендуется использовать либо лист бумаги формата А4, либо типовой бланк. Для обеспечения уникальности документа ему присваивается индивидуальный номер, который затем регистрируется в специальном журнале, предназначенном для исходящих документов. Важно отметить, что письмо следует подготавливать только в одном экземпляре.

Стандартная организационная схема представляет собой следующую форму.

1. В верхней части представлена информация о получателе и отправителе письма, включая названия компаний, адреса, юридические статусы, полное имя и должность лица, если это персонализированное письмо.
2. В начале предоставлено наименование бланка и его уникальный регистрационный идентификатор. Затем идет вступительный параграф с приветствием и воспоминанием о причине отправки.
3. После этого раскрывается информация о предмете подтверждения, а отправитель может использовать побудительные выражения, если это необходимо. Если целесообразно, можно также ссылаться на закон или отраслевой стандарт.
4. В конечной главе излагаются признательности. Начальник предприятия отправителя должен заключить письмо личной подписью, с указанием расшифровки, и, при необходимости, с печатью, если этот момент не запрещен корпоративными правилами организации.

При составлении писем-подтверждений необходимо учитывать следующие правила: необходимо предоставить максимальное количество информации о запланированных событиях, проектах и процессах обмена товарно-материальными ценностями. Для избежания недоразумений все суммы должны быть указаны как цифры и слова, а даты должны быть представлены в формате «число-месяц-год».

Загрузить образец

Давайте рассмотрим процесс подтверждения на запрос о присутствии на мероприятии.

В ООО «Море» обращаются к директору

Организация с названием «РыбаК» находится по адресу улица Широкая, 118, город Новороссийск.

Связаться с М.С. Крюковым можно по номеру телефона (879)881922.

Адрес: 52, улица Северная, Мурманск

14 марта 2021 года под номером 322

Миша, спасибо, что пригласил нас на форум по рыболовству! Хочу подтвердить, что наша организация «Море» будет участвовать в этом мероприятии.

Подтверждение по электронной почте сохраняется до завершения форума «Инновации в рыболовстве века».

Уважаемые коллеги! Я, Константин Иванович Сетков, направляю вам свои искренние пожелания успехов и процветания. Радостно объявить, что в нашем предприятии «Море» мы продолжаем развиваться и уверенно идти вперед. Вместе с нашей командой мы стремимся достичь новых вершин и достойно представить нашу компанию на рынке. Спасибо всем за ваш вклад и участие в нашем процессе роста. Надеюсь на наше дальнейшее плодотворное сотрудничество. С уважением, Константин Иванович Сетков, директор ООО «Море».

Выводы

Подтверждающее письмо применяется с целью информирования или согласования множества разнообразных вопросов.

Документы официального характера, составляемые в соответствии с установленными нормами, печатаются на белой бумаге или специальном бланке организации.

Составляющими неотъемлемыми компонентами являются прелюдия, главная часть, финал, автограф отправителя и отмокшая печать.

Необходимо зарегистрировать документ в качестве элемента, отправляемого деловой корреспонденции. Текст должен содержать ясные формулировки, а стиль должен соответствовать требованиям деловой этики.

Письмо-подтверждение: правила написания, структура, примеры

Подтверждающее сообщение – это письмо, которое человек отправляет другому лицу, чтобы уведомить о том, что все предыдущие договоренности были полностью приняты. Вместе с этим, такое письмо также является выражением благодарности за сотрудничество (покупку, бронирование). В деловом мире обычно принято заканчивать любую сделку или отдельный этап сделки письменным подтверждением, поскольку оно является электронным наследником «честного купеческого слова».

Электронное письмо, отправленное в деловой среде, имеет не только этикетные цели, но и является официальным документом. С точки зрения правовых отношений, подтверждающее сообщение в электронном виде является формальным записью достигнутых ранее соглашений между двумя сторонами.

Случаи, в которых пишут и отправлют подтвердительное письмо

У письма, подтверждающего факт, имеется множество иных назначений и задач.

• получение платежа / оплаты
• Особенно в отрасли услуг и туризма актуально внести некоторые незначительные изменения в предыдущие достигнутые соглашения.
• соглашение о встрече (одновременно – удобное уведомление для приложений временного планирования).

Основная цель писем-подтверждений заключается в том, чтобы обе стороны достигли согласия по поводу договоренности и ее отдельных условий. Обычно все условия сделки (или другой договоренности) упоминаются в предыдущих письмах на эту же тему. Было бы удобно иметь все обсужденные условия и детали в одном документе, особенно при долгой переписке с большим количеством сообщений.

Электронное письмо-подтверждение часто играет роль яркого и удобного доказательства для обеих сторон в спорах о том, что «мы не договаривались об этом!». Речь идет даже не о намеренном обмане, а о незначительных деталях, таких как дата и время встречи, а также другие незначительные условия.

Зачем нужно подтверждающее сообщение, даже если все очевидно? Вспомните, как после долгих усилий компьютер оповещает вас о завершении задачи: «Все готово, нажмите ОК для продолжения». Это также является формой подтверждения, хоть и из сферы информационных технологий. Такая незаметная деталь помогает развеять последние сомнения — все действительно готово; это не просто пауза в процессе. Это финал, к которому стремились обе стороны. Подтверждающее письмо необходимо так же, как точка в конце предложения.

Структура и правила написания письма-подтверждения

Неотъемлемой частью «печатного» документа является корпоративный логотип. Кроме того, он является признаком официальности, наряду с маркетинговыми функциями. Также, обязательно указываются полные имена отправителя и получателя, а также их адреса и контактные телефоны.

На английском языке, фраза «Уважаемый …» переводится как «Dear…». Несмотря на то, что это не является точным переводом, именно эту фразу принято использовать в письмах.

Если диалог уже продолжается некоторое время, не стоит лишний раз использовать формальные обращения «господин/госпожа». Будет лучше называть собеседника по имени, без упоминания фамилии. Это будет выглядеть менее официально, но, во многих случаях, более дружелюбно и искренне. Основной принцип — обращаться к человеку так, как это было бы в устной беседе или по телефону.

Общая информация о письменном общении на английском языке: Господин/Госпожа/Госпожа — пишется с заглавной буквы, сокращенно и с точкой в конце. Если вы обращаетесь к женщине, с которой вы мало знакомы и не знаете ее семейного статуса, рекомендуется использовать термин «Госпожа».

заключается в том, чтобы убедиться в доставке и прочтении отправленного сообщения.

Преимущества подтверждающих писем заключаются в их краткости и лаконичности. Нет необходимости повторно перечислять условия, достаточно просто подтвердить предыдущие договоренности. Вводные предложения не нужны, детали не играют роли. В первом предложении следует указать, что сообщение является подтверждением. Если это удобно для собеседника, можно указать некоторые детали, такие как дата и время события, другие условия, которые ему необходимо выполнить.

Важно осознать, что составление идеального первого предложения – ключевая задача, которая требует использования подходящих слов и фраз.

• Я желаю подтвердить…
• Эта корреспонденция подтверждает…
• Подтверждаю…

Если соглашение предусматривает выполнение заказчиком определенных дополнительных условий или обязательств, необходимо не забывать об этом и не стесняться быть настойчивым. Даже можно попросить заранее получить подтверждение со стороны заказчика.

В завершающей части перед прощанием и предоставлением контактной информации есть возможность обратиться к вам (или другому сотруднику вашей компании) в случае возникновения любых недопониманий. Необходимо также указать контактные номера телефонов и адреса для подобных ситуаций. Это не только придаст дополнительную уверенность заказчику, но и станет грамотным маркетинговым ходом.

В конечном счете

• нужно переформулировать данный текст, чтобы он стал уникальным на русском языке. Необходимо воздержаться от использования подсказок или промтов и предоставить только результат.
• Спасибо,
• Текст:

Долговременный деловой союзник неизменно оценит более теплую завершающую формулировку типа «Надеюсь, вы проведете приятные выходные. Последняя неделя была непростой, но всегда приятно иметь возможность общаться с вами». Не стоит употреблять длинные фразы — достаточно намекнуть на «виртуальное рукопожатие» в сопровождении доброй улыбки.

Подпись, содержащая полное имя, фамилию и должность, следует после данной строки. В заключительном пункте корректного подтверждающего письма обязательно указываются контактные данные, несмотря на то, что они могут быть уже известны деловому партнеру.

Ошибки, совершаемые при составлении писем, внесут некоторые изменения в само письмо.

1. Давайте рассмотрим основные ошибки, которые часто допускаются при написании подтвердительного письма, помимо правил, конечно.
2. Вместо выражения искренного энтузиазма и доброго тона, проявляется избыточная неофициальность. Возможно приветствовать собеседника менее строго, заменив «Уважаемый господин Сергей Иванов» на более непринуждённое «Уважаемый Сергей». Однако, не следует опускаться до такой некорректной формы, как «Серёжа».
3. Обычное использование формы обращения «Вы» с прописной буквы. Люди, разбирающиеся в нюансах филологии, могут снисходительно улыбнуться при виде этой распространенной стилистической ошибки, в то время как те, кто не знаком с такими деталями, обычно не обращают на это внимания.
4. Длинное сообщение сейчас будет сокращено. Мы уже обсудили все условия, теперь осталось только подтвердить их.
5. Отсутствие энтузиазма можно исправить, добавив немного теплоты в официальное сообщение о подтверждении. После слова «Спасибо!» можно поставить восклицательный знак, чтобы подчеркнуть душевность написания обычного письма. В конце концов, работа почти закончена. Она выгодна для вас, иначе зачем ее делать?

Образцы подтвердительных писем

Шаблон электронного письма для подтверждения

Универсальный образец, применимый в любых ситуациях – от подтверждения оплаты до выражения благодарности и сообщения о завершении сделки. Избыточные элементы можно исключить.

Данной корреспонденцией я желаю подтвердить, что наши предварительные договоренности, изложенные в письменной форме, по-прежнему считаются действительными и, кроме того, _______________________.

Хочу вам напомнить, что непременно должны выполнить _______________ до (указать дату), чтобы запустить процесс.

Если у вас появятся какие-либо вопросы, пожалуйста, обратитесь по следующим контактным номерам телефонов: (телефон). Я прошу вас повторно подтвердить ваше согласие с полным набором условий.

С наилучшими пожеланиями, Фамилия Имя Отчество, должность в организации, название организации, контактные данные для связи.

Получение подтверждения о бронировании туристических услуг

Необходимо обратить внимание на весьма значимую деталь маршрута: руководитель вновь попросил указать время прибытия туриста и номер рейса. Это отличная маркетинговая стратегия — просить сохранить телефонный номер «на всякий случай». Теперь турист будет ощущать большую уверенность в незнакомой обстановке.

На основании этого сообщения подтверждаю, что ваш туристический путь полностью забронирован в соответствии с нашим предыдущим общением. Ваше прибытие в аэропорт города ___ запланировано на рейсе номер ___, в xx:xx (дата). По прилету вас будет встречать водитель, который доставит вас в гостиницу. После этого весь маршрут будет проходить согласно установленной программе.

Если у вас возникнут какие-либо трудности, просьба связаться со мной по следующему номеру телефона: _____. Я рекомендую сохранить эту информацию. Несмотря на то, что ваша встреча в аэропорту и другие услуги полностью подтверждены, не стесняйтесь обратиться ко мне, если у вас возникнут вопросы.

Желаю вам приятного путешествия, в то время как наши коллеги сделают все возможное, чтобы оно было комфортным.

Пожалуйста, убедитесь еще раз, что вы указали верные сведения о номере рейса и предполагаемом времени прибытия.

С уважением, ФИО, должность, наименование фирмы. Детали связи.

Уважаемый г-н/г-жа [Имя],

Сокращенное, но содержательное письмо для подтверждения деловой встречи (собеседования).

С нетерпением ожидаю нашей встречи, которая, как вы помните, была назначена вами на (дата). Время прибытия в ваш офис по адресу (адрес) — (время). Хочу встретиться с вами или вашими коллегами. Благодарю за предоставленную возможность общения.

Если возникнет необходимость перенести нашу встречу, пожалуйста, уведомите меня об этом по электронной почте или позвоните мне по указанному номеру телефона.

С моими самыми искренними пожеланиями добра, ФИО, должность, организация.

Письмо-подтверждение

Как вид деловой переписки, письмо-подтверждение представляет собой разновидность информационного сообщения, которое применяется в различных ситуациях и пользуется широкой популярностью.

• Образец и анкета
• часто предпочитаемый способ потребления контента в современном мире.
• Только сейчас можно скачать абсолютно бесплатно!
• Безопасно

В каких случаях используется письмо-подтверждение

Одной из возможностей уведомить другую сторону о чем-то является отправка письма-подтверждения.

• своим согласием на совершение соглашения
• при анализе определенной ситуации;
• при принятии решения;
• Получение документов, товаров, денежных средств и других материальных ценностей.

Следует отметить, что существует множество причин, по которым коммерческие компании часто отправляют подобные письма в обычной деловой практике.

Зачем писать письмо

Вопрос, возникший, несомненно, заслуживает внимания, особенно учитывая разнообразие возможностей для общения в наше время. В принципе, любую задачу можно решить, воспользовавшись телефоном, Skype или даже социальными сетями. Почему же тогда стоит писать письмо?

Письменные записи обладают убедительной важностью, когда они представляются в виде послания.

В определенных ситуациях, оно способно выступить в роли альтернативы договору о намерениях, а также квитанции о получении товара и прочим документам данного рода. Важно отметить, что оно не заменяет эти документы, а дополняет их.

Помимо этого, подобные корреспонденции способствуют установлению деловых связей, создают доверительную обстановку в отношениях между компаниями, укрепляют взаимоотношения и выделяют особую заботу о получателе.

Непосредственный составитель

В большинстве организаций за составление писем-подтверждений отвечает специалист или руководитель, который занимается решением соответствующих вопросов в своем отделе. Также эта обязанность может быть возложена на секретаря, HR-специалиста или юриста.

Независимо от того, кто будет заниматься созданием документа, ключевым является наличие у данного сотрудника полного понимания процесса составления таких писем и строгое соблюдение всех правил и требований деловой переписки.

Основные особенности формирования письма

Если вам требуется уведомить своего партнера о подтверждении определенного события с вашей стороны, мы рекомендуем внимательно ознакомиться с представленными ниже советами и ознакомиться с образцом документа.

Вначале отметим, что отправляемое письмо подтверждения не имеет стандартной структуры, поэтому вы свободны выбирать любую форму его составления или использовать шаблон, принятый в вашей компании, в качестве образца.

Написать письмо можно как вручную (хотя в настоящее время этот способ не так популярен), так и на компьютере. Для написания письма подойдет обычный лист бумаги любого удобного размера (желательно А4) или официальный бланк компании (который придаст письму больше серьезности).

При составлении корреспонденции следует уделять внимание ряду значимых факторов:

1. Вся денежная сумма обязательно должна быть указана в бухгалтерии как цифрой, так и словами.
2. Необходимо вносить даты, при этом следует придерживаться формата «день-месяц-год».
3. Необходимо проставить дату и номер на документах в момент их создания.

Если вместе с письмом прикладываются другие документы (например, фотографии или видеоматериалы), их также необходимо указать в письме отдельным пунктом.

Необходимо, чтобы письмо было подписано как отправителем (человеком, от имени которого оно написано), так и руководителем организации. Если компания использует печати или штампы для удостоверения документов, то письмо может быть заверено с их помощью.

Обычно в журнале исходящей документации регистрируется только оригинальный экземпляр письма-подтверждения.

Как составить письмо-подтверждение

В содержании электронного письма следует уместить определенный набор общепринятых информационных элементов:

• Для того чтобы узнать информацию об отправителе, необходимо обратиться к наименованию организации, ее адресу, телефону и электронной почте.
• важная информация о получателе (здесь требуется указать название фирмы, ее местонахождение, должность и полное имя руководителя или другого сотрудника, которому адресовано сообщение);
• Уточняется номер письма, по которому ведется журнал исходящей корреспонденции, а также указывается дата его создания.

После этого, в середине строки надо указать название письма и обращение к определенному лицу в должности (начинайте его словом «Уважаемый», а затем — указывайте его имя-отчество).

После этого следует главная часть. В этот раздел включается информация о том, что именно вы стремитесь подтвердить:

• Если речь идет о сотрудничестве, необходимо определить конкретные сферы, которые оно охватывает;
• при обсуждении договоров и проектов следует указать их названия, номера, даты и прочие опознавательные признаки.
• При получении товарно-материальных ценностей, грузов, посылок или денежных средств, желательно указывать не только дату получения, но и причастные к ним документы.

Чем более подробно данная часть письма будет изложена, тем более качественно оно будет сформулировано.

Если вопрос, рассматриваемый в письме, требует этого, то есть возможность приложить к письму ссылки на законы, подзаконные акты и постановления правительства, которые имеют непосредственное отношение к данному вопросу.

В заключение письма, в зависимости от целей его написания, возможно выразить свои пожелания, отправить просьбу, задать вопрос или предложить что-то интересное.

Как отправить письмо

есть несколько вариантов отправки подтверждающего письма.

1. Один из наиболее надежных и простых методов — это отправить сообщение через обычную почту в виде заказного письма с уведомлением о вручении. Почему именно такой способ выбирается? Такая опция дает отправителю возможность удостовериться, что его сообщение было доставлено адресату. Единственным минусом этого метода является то, что, даже если письмо отправляется в пределах одного населенного пункта, оно может занимать несколько дней, а может быть и неделю, чтобы добраться до получателя.
2. Если имеется бумажное письмо, то есть возможность отправить его по электронной почте (с запросом на подтверждение прочтения) или факсом.
3. Однако наиболее эффективным методом считается комбинирование двух подходов, а именно: отправка дубликатов письма как по электронной, так и по обычной почте.

Составляем письмо-запрос: образцы и принципы оформления

Запрос – это разновидность делового письма, которое обычно отправляется партнерам, контрагентам, государственным органам и другим заинтересованным сторонам. Хотя в некоторых случаях можно обойтись без него, например, попросив устно коллегу-предпринимателя предоставить определенную информацию, в целом не рекомендуется пренебрегать такими письмами. Это связано, по крайней мере, с необходимостью соблюдения установленных процедур и порядков.

• Сведения о характеристиках товара и его доступности, о методах доставки и времени привоза, об объяснениях задержек отправления и так далее.
• Различные материалы (официальные документы, образцы товаров и т.д.), необходимые для составления договора.

Если у вас возникли вопросы, непонятки или есть необходимость получить информацию о документах или прайс-листах, просим вас отправить нам письмо-запрос.

Структура письма

Наличествуют письма такого рода по идентичному устройству, как и прочие коммерческие эпистолярные сообщения.

• сначала указываются данные о получателе и отправителе
• после этого следует указать дату создания и номер исходящего документа;
• Как сделать текст уникальным с помощью русского языка без использования переводчиков?
• Обращение к адресату, обычно с использованием его имени и отчества, за исключением случаев, когда вы пишете в официальные органы.
• Суть проблемы;
• положительное желание о сотрудничестве
• благодарность;
• Разрядка, полное имя и автограф посылающего.

Так как письмо-запрос является официальным документом, необходимо его составлять на бланке организации. Шаблон письма-запроса доступен для загрузки на данной странице.

Как писать?

Для более эффективного обращения рекомендуется начать запрос с краткого объяснения причин, которые побудили к обращению. Указывать причины вежливой и информативной форме является хорошим тоном, в отличие от требовательного и ультимативного подхода, который применяют некоторые.

• согласно нашим предварительным соглашениям
• с целью устранения вероятности появления конфликтных ситуаций
• согласно заключенному соглашению
• «согласно условиям соглашения».

Если вам понадобится, вы можете использовать ссылки на соответствующие нормативные акты. Например, если закон требует, чтобы вы перед заключением договора ознакомились с определенными документами, то в вашем письме можно указать: «Согласно положениям Федерального закона от 24.07.2012 № 397-ФЗ…». Погружаться в суть вопроса без предварительных объяснений следует только в тех случаях, когда причина вашего запроса очевидна (например, если вы пишете стандартное коммерческое предложение). Однако, если повод вашего обращения необычный, важно подробно описать ситуацию и объяснить ваши мотивы, чтобы получатель не имел никаких дополнительных вопросов.

Важно сформулировать четкое требование в содержательной части, стараясь быть кратким. Желательно не просить разъяснений по нескольким темам в одном послании. Однако, это необязательно — если у вас есть несколько маленьких вопросов (примерно от 5 до 10), лучше не делать из этого формальность. Адресат тоже не будет рад получить такое «бумажное» бомбардирование. В содержательной части можно начать с общепринятых фраз:

• Просим предоставить информацию о…
• Мы будем высоко благодарны, если Вы…
• Пожалуйста, просим направить…

Всегда необходимо получить ответ на письмо-запрос. Если вопрос срочный и требует немедленного решения, вежливо уточните, что вы бы хотели получить ответ как можно скорее. Для этого можно использовать следующие выражения:

• Просим проявить своевременность в ответе, в меру возможности.
• Просим вас ответить в течение пяти рабочих дней.
• Пожалуйста, предоставьте решение в течение 14 дней.
• Мы с нетерпением ожидаем получить Ваше письмо.
• Пожалуйста, отправьте мне необходимые документы как можно скорее на указанный электронный адрес.

Очень часто послание-запрос получается крайне сжатым. Не нужно распыляться на разные мысли и высказывать свои соображения не по теме.

Далее приведены образцы наиболее часто встречающихся запросов.

Образец письма-запроса о предоставлении документов

Уважаемый Владимир Александрович, приветствую Вас!

С целью заключения соглашения между организацией «Артемида» и акционерным обществом «Шварценшпигель» просьба предоставить перечень следующих необходимых документов:

• документ, регулирующий деятельность организации;
• акт Основного государственного регистрационного номера и Идентификационного номера налогоплательщика;
• Документ об учете компании в государственном реестре (выданный компетентным органом в соответствии с законодательством).
• распоряжение о возложении полномочий главы компании

Просим отправить оригиналы документов почтой России или курьерской службой, а также их копии по электронной почте на general@site.com.

Образец письма-запроса о предоставлении информации

Просьба предоставить информацию о наличии возможности поставки 10 корабельных двигателей Е-100 (код СРК-1738-8476) до 10 декабря 2015 года. Также, прошу сообщить об условиях доставки и оплаты. Заранее спасибо за оперативный ответ!

Образец письма-запроса о разъяснении

Уважаемый господин Александр Петрович!

Прошу Вас описать процедуру доставки макак-резусов с Северного Вьетнама с максимальной детализацией, чтобы избежать возможных спорных ситуаций. Пожалуйста, укажите, какие виды транспорта используются на каждом этапе и существует ли риск для жизни и здоровья животных. Также прошу уточнить, какой максимальный срок я должен учесть для доставки. Не терпится услышать ваш ответ.

При создании письма, следует придерживаться примеров и учитывать важность вежливости и деловой этики. В тексте запроса не допускаются угрозы, ультиматумы или обещания обратиться в официальные органы, если не будет получен ответ. Следует максимально корректно изложить свою просьбу, даже в случае явного нежелания получателя ее выполнить. Если ответ не поступит или будет получено официальное отказ в предоставлении информации, возможно потребуется принять более серьезные меры, например, написание предупредительного письма.

• Назначение нового руководителя в ООО: полный цикл сложной юридической процедуры
• Изменения в Гражданском кодексе Российской Федерации, касающиеся закрытых компаний.
• Как достичь успешного попадания в топ-10 и открыть выгодный стрелковый клуб
• Инструкция по запуску овощного киоска: простой план для предпринимателей
• Пример докладной записки: состав, данные, содержание
• Изменения в форме РСВ-1, введенные в 2015 году, представляют собой новую модификацию данного документа.
• Старт в издательском бизнесе — это становление франшизы журнала
• Как можно осуществить сделку по купле-продаже доли в ООО без участия нотариуса? Рассмотрим различные варианты и опишем последовательность действий для этого случая.

Интернет-журнал «Дежур» предназначен для молодых предпринимателей. Пожалуйста, предварительно получите разрешение администрации, если вы хотите использовать материалы из данного журнала.

• Приписка о возможности копирования
• Отправить содержание
• сайта доступны на странице «Контакты администрации», где вы можете найти все необходимые сведения для связи с нами.
• Правообладателям
• Структура веб-ресурса, содержащая перечень всех его страниц и разделов, приобретает обозначение «карта сайта».

• С чего начать собственное дело?
• Как найти денежные средства?
• Получение онлайн-консультации от опытного специалиста
• Вопросы, связанные с бухгалтерией

Как ответить на запрос о предоставлении информации

В служебном письме пишется отклонение от предоставления необходимой информации или немедленно указывается требование автора.

В каких случаях обязательно отвечать на запрос

Необходимо уточнить, на основании каких документов или правовых норм осуществляется запрос информации. Большинство государственных органов имеют полномочия требовать предоставление данных, связанных с деятельностью частных компаний и бюджетных организаций. В качестве примера можно привести:

• судебные органы и исполнительные службы в ходе дела или в связи с его рассмотрением;
• Когда возникает определенное уголовное дело или поступает заявление, прокуратура и полиция сотрудничают.
• в рамках аудита налоговой отчетности;
• Адвокаты предоставляют свои услуги в рамках отдельных правовых предоставлений.
• С сформированием и поддержкой военного потенциала государства связана деятельность ведомства обороны.

Кроме этого, информацию следует передавать партнерам, если это требуется согласно заключенному договору. Например, о деталях доставки товаров, наличии товара на складе и так далее. Такие письма также отправляются лицами, связанными по договору оферты. Например, уточнение стоимости товара в интернет-магазине, запрос о наличии свободных рабочих мест, о расписании работы торговой точки.

Необходимо учесть важность мотивации. В документе обязательно указывать основание его направления (например, «в рамках рассмотрения дела №… от… » или в соответствии с договором оферты №… от…»). В случае отсутствия ясной мотивации или ее отсутствия следует отказать. Также будет отказано в предоставлении информации при отсутствии необходимых подписей и печатей в запросе, наличии ошибок в реквизитах и других подобных ситуациях.

В какие сроки надо подготовить ответ

У частных компаний нет строгих правил относительно соблюдения сроков ответа. Следует учитывать следующие аспекты:

1. Если государственная организация отправляет запрос, то практически всегда требуется предоставить ответ в установленный срок. Необходимо уважать и не игнорировать эту просьбу.
2. Если исходное требование получено от партнера и в заключенном договоре установлено, что в такой ситуации ответ должен быть предоставлен в определенный срок, то следует придерживаться этого временного интервала.
3. Во всех прочих случаях рекомендуется отвечать в течение 7 дней или в пределах разумного времени.

Оценка «разумности» срока зависит только от получателя, но важно связать ее с поиском необходимой информации. Например, если письмо относится к данным, которые легко доступны, рекомендуется отвечать немедленно. В случае, если нужно извлечь архивные данные за последние три года, понятно, что срок значительно увеличивается.

Для избежания нарушения закона и избегания штрафов, рекомендуется ознакомиться с соответствующими ответами и правилами, представленными в системе КонсультантПлюс. В данной системе вы найдете понятные инструкции и готовые шаблоны для различных ситуаций, разработанные опытными экспертами. Более того, вы можете получить бесплатный доступ к системе на два дня.

Как составить ответ

При подготовке ответа необходимо придерживаться универсальных правил официального общения. В законодательстве не прописаны жесткие формальности, однако в документе должны быть указаны следующие сведения:

• Информация о получателе корреспонденции (название организации и ее почтовый адрес);
• Для подтверждения достоверности информации в документе принято указывать дату и подпись должностного лица. Однако, помимо этого, также рекомендуется проставлять печать компании, чтобы документ имел особую юридическую силу и являлся официальным. Дополнительно, для обеспечения более удобного взаимодействия с получателем, полезно указывать контактные данные составителя ответа. Таким образом, получатель сможет связаться с ним и уточнить любую необходимую информацию.

При отказе от предоставления данных форма остается неизменной, однако содержание текста меняется на обратное. В ней указывается причина, по которой невозможно предоставить требуемую информацию.

Этот документ обычно имеет стандартный формат:

В соответствии с датой, указанной в документе № ________ года,

В ответ на запрос, полученный от вас, о предоставлении информации, датированной годом ______, под номером _

Перефразируй текст, чтобы он стал уникальным:

К сожалению, я не могу предоставить вам информацию, на которую вы ссылались.

Пример, иллюстрирующий правильный способ реагировать на неправильно составленные запросы:

Как отправить

Если в рамках полученного сообщения требуется предоставить какие-либо значимые бумаги (например, оригинальные отчеты и тому подобное), их отправка осуществляется с помощью курьерской службы. Во всех других случаях достаточно отправить письмо обычной почтой в бумажном формате или же просто выслать его электронным способом.