Просьба предоставить - Образец запроса и советы по составлению | Администрация Новосолдатского сельского поселения Репьевского муниципального района Воронежской области

При активном взаимодействии с партнерами, исполнителями или даже самими клиентами, неизбежно возникает необходимость вести деловую переписку. На ранних этапах взаимодействия, пока договоры еще не заключены, наиболее распространенной формой делового письма является письма-запросы.

Письмо-запрос — это официальное письменное обращение одного лица к другому лицу, как физическому, так и юридическому. В большинстве случаев такие письма являются первоначальным этапом для последующей работы.

Как правильно составить письмо-запрос

Это письмо направлено на получение информации, которая ранее не была предоставлена или получена в полном объеме.

Составление письма-запроса обусловлено наличием нескольких распространенных мотивов.

Требуется приобрести данные о продукции.
Требуется узнать, имеются ли необходимые продукты в наличии.
Необходимо ясно определить сроки доставки.
Разъяснение стоимости, акций со скидками и условий оплаты.
Необходимо уточнить условия продажи, включая необходимость страхования и способ доставки товара.

План написания письма-запроса

Вступление: раскрытие мотивов или факторов, побуждающих к обращению. Возможно использование следующих конструкций:

По причине… Из-за неприменимости действий… С целью разрешения спорных вопросов… В связи с просрочкой сроков доставки…

с четкостью и детализацией изложить основную тему задаваемого вопроса в тексте письма. Фразы:

Просим Вас информировать нас о… Прошу погасить задолженность… Запрашиваю предоставить сведения о… Будем очень благодарны, в случае, если…

В заключение: при первичном обращении рекомендуется указать на источники, из которых была получена информация о компании и товаре.

Дополнение: пожалуйста, предоставьте информацию о вашей организации с кратким описанием, и выразите надежду на возможность дальнейшего сотрудничества.

Если необходимо получить ответ в определенный срок, пожалуйста, укажите его.

Прошу ответить в кратчайшие сроки… Убедительно прошу предоставить ответ в течение 48 часов…

Обычно для составления письма-запроса используется корпоративный шаблон, который также применяется при отправке электронной почты.

Необходимым действием на письменный запрос будет отправка обязательного письма-ответа, которое содержит основные вопросы и составлено в установленные сроки. Иногда на эти ответы могут оказывать влияние нормативно-правовые документы.

В общем, грамотно составленное письмо-запрос может быть эффективным способом для клиентов или исполнителей, которые не слишком ответственны или склонны к затягиванию процесса. В некоторых случаях такие письма могут стимулировать долгосрочное и продуктивное сотрудничество, служа при этом отправной точкой для создания коммерческого предложения.

В нашем распоряжении имеется солидный набор из 50 самых современных бланков документов.
Упрашивание и регистрация товаров и материалов
Инструмент для организации взаимодействия с клиентами

Финансовое учреждение и денежный ящик
Организация взаимодействия с онлайн-магазинами
Возможности встроенной электронной почты и отправки сообщений SMS

Как правильно написать письмо-запрос

В процессе делового обмена документами письмо-запрос является широко распространенным средством общения. Оно используется в случаях, когда одна сторона желает получить определенные сведения от другой стороны. Изложены здесь примеры формулировок и рекомендации по написанию данного типа писем.

Основная цель заключается в получении актуальной и достоверной информации от определенного индивидуума. В большинстве случаев письмо составляется одной организацией и адресовано другой. Однако, в общем случае оно может быть подготовлено любым лицом.

самостоятельными предпринимателями;
частные лица
представителями государственных структур; представителями государственной власти; членами администрации; участниками государственных органов; представителями органов управления; чиновниками
людьми, активно вовлеченными в общественную деятельность и другими представителями общества

Следовательно, это форма коммерческой переписки, которая не имеет стандартного образца. Тем не менее, на практике сформировались определенные требования к содержанию документа. В нем обязательно присутствуют следующие данные:

Имя отправителя.
Имя адресата.
Данные о регистрации документа, включая его номер и дату, обязательно зафиксированы в журнале исходящей корреспонденции.
Обычно в названии документа отражается основная просьба, например: «Просьба о предоставлении копий необходимых документов».
Основная часть содержит перечисление факторов, которые побудили автора написать данный запрос.
Просьба состоит в том, чтобы указать, какую информацию именно требуется получить.
Иногда, к основному письму-запросу прикладываются также приложения — документы, включая копии или оригиналы, которые прикрепляются к основному документу. В письме указывается название документа и количество страниц, которые включены в приложение.
Возможно, после обработки запроса будет предложен дополнительный вариант ответа — через электронную почту или по электронной почте. В общей практике принято отвечать таким же способом, каким был получен сам запрос, однако отправитель в любом случае остается в праве выбора.
В документообороте применяются такие элементы, как дата, личная подпись, разъяснение подписи, занимаемая должность заявителя и печать организации. Конечно, в некоторых ситуациях компании не требуют использования печати, в таких случаях достаточно поставить только собственноручную подпись.

Советуем прочитать: Можно ли и как расторгнуть кредитный договор

В связи с тем, что сведения возможно получить у различных представителей и по различным поводам, имеется не менее 5 видов образцов писем-запросов. Классификация этих образцов осуществляется по разным критериям — в зависимости от адресата (налоговая организация, банк, государственный орган) или от характера просьбы (конкретизация информации о условиях договора, запрос на предоставление копий документов и т.д.). Ниже будут рассмотрены наиболее распространенные типы образцов.

О выдаче сведений

Заказчик просит не предоставлять документы, а предоставить конкретные данные, что является одним из наиболее востребованных способов коммуникации.

прайс-лист;
условия специального предложения по предоставлению скидок;
спецификации товара и другие технические детали

Если вам требуется более точно описать свою просьбу, например, для уточнения информации о товаре, необходимо детально указать его название, бренд, артикул и другие характеристики.

О подтверждении достоверности данных.

В данном случае просят предоставить выписки из различных документов (например, из ордеров о приеме или увольнении с работы). Письмо-запрос составляется для подтверждения определенной информации (например, наличия работы сотрудника в определенный период, когда он был уволен и т.д.).

Оказание документации

В таком случае, компания требует предоставить различные документы (обычно это будут копии). Они указывают точное название каждого документа. Если требуется, также просят заверить копии (на каждой странице должна быть подпись и печать организации).

В той же группе можно отметить письмо-запрос, в котором предприятие запрашивает образец акта сверки. Этот документ необходим для проверки наличия или отсутствия долга или переплаты по определенным платежам.

Обращение к налоговой службе.

Обычно этот вид бумаги готовится от имени главного экономиста. Необходимость выяснения информации по различным нормам налогового законодательства, предоставление конфиденциальных данных в соответствии с исполнительным листом и другие требования.

Советуем прочитать: Продажа снюса в России: правовые ограничения и легальные точки продаж

Банковское обращение

Клиенты банка обращаются с вопросом о толковании отдельных моментов договора, запросом на реструктуризацию задолженности, оформлением кредита на более выгодных условиях, продлением срока договора и другими подобными просьбами.

Сроки ответа

Вне зависимости от выбранного примера, временные рамки для отклика на запрос определяются в соответствии с деловыми нормами и ценностями. Из-за отсутствия регулирования этого вопроса в законодательстве, компании вольны сами определить необходимое время для ответа. Привычно рассчитывать на отклик в течение 10-15 рабочих дней.

Если продолжительность времени непременно растет (например, чтобы получить необходимую информацию, нам понадобится делать запросы, что также потребует времени), рекомендуется уведомить отправителя об этом. Формируются ответные сообщения, в которых указывается, что письмо получено и будет обработано в установленные сроки.

В некоторых ситуациях, лимиты времени для ответа определяются нормами законодательства или внутренними правилами компании. По примеру, государственные учреждения и финансовые организации обычно обязаны предоставить ответы в пределах 30 календарных дней.

Видео-комментарий, содержащий советы и рекомендации по составлению деловых писем.

Письмо о предоставлении информации: пример

Компания собирает различные данные о своих партнерах и сотрудниках. Порой устные ответы недостаточны, и в некоторых ситуациях требуется письменное подтверждение информации. Для этого отправляется письмо с просьбой предоставить информацию. Вы можете найти пример такого письма в данной статье.

Не существует стандартного образца для обращения, так как каждое письмо составляется по усмотрению автора, однако нужно учитывать определенные особенности.

Письмо о предоставлении информации: когда требуется

Потребность в письме возникает, когда организации необходимо не только получить определенную информацию, но и документировать ее. Давайте рассмотрим конкретную ситуацию в качестве примера.

Предположим, что на предприятие был принят новый сотрудник. Через некоторое время он был вынужден взять больничный, так как его ребенок заболел. Возможно, этот сотрудник может брать больничные по уходу за ребенком, однако есть ограничение на количество оплачиваемых дней. Это количество зависит от возраста ребенка, условий лечения (амбулаторное или стационарное) и вида заболевания. Поскольку сотрудник присоединился к компании не с начала года, работодателю необходимы сведения о предыдущих больничных по уходу за ребенком, которые были получены на предыдущем месте работы. В таком случае рекомендуется заранее составить письмо с запросом о предоставлении этой информации, не дожидаясь момента, когда сотруднику действительно понадобится больничный.

Куда можно отправить письмо с запросом на получение информации?

Будут предоставлены выгодные условия сотрудничества как для тех, кто поставляет товары или услуги, так и для тех, кто их приобретает.
который может быть предоставлен в качестве займа, нужно возвратить деньги, которые они выдали взаймы, включая начисленные проценты.
которому он ранее предоставлял услуги,
Организации, принадлежащие государству или муниципалитету.

Приведем еще один пример. Налоговая служба требует от плательщиков налогов быть осторожными при выборе своих контрагентов. Перед заключением договора компания должна собрать данные о возможном контрагенте из публичных источников информации, таких как арбитражные дела или государственные реестры, такие как Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ). Если какая-либо информация не была найдена, ее можно запросить, отправив письменный запрос на предоставление информации.

Письмо о предоставлении информации: образец

Письмо о предоставлении информации: что можно запросить

При формулировке запроса важно учитывать наличие правовых ограничений, связанных с получением информации. Например, если требуется получить данные у бывшего работодателя, необходимо предварительно получить согласие работника на обработку его личных данных.

Не советуется просить о содержании, подпадающем под защиту закона о государственной или коммерческой тайне. Не будет наказания, но вы потратите свое время на ожидание и не получите необходимой информации.

Имеется также бесполезность просить информацию, которую дозволительно добыть из доступных источников. К примеру, подавляющее число данных о конторе возможно добиться из Единого государственного реестра юридических лиц. Выписку дозволительно запросить на веб-сайте Федеральной налоговой службы и получить в электронном формате. Этому потратится мизерное количество минут, ожидание ответа на письмо может продолжаться вплоть до месяца.

Советуем прочитать: Как сотруднику получить финансовую поддержку от работодателя

Письмо о предоставлении информации: как составить

Для отправки запроса не существует общепринятой формы. Его следует оформлять в произвольной форме, соблюдая определенные правила:

привязанных к офисной рутине, часто считают скучными и нудными. Однако, следуйте этим правилам, и они помогут вам стать более организованными и эффективными. Регулярное заполнение документации, ответственность за свои дела и учет сроков помогут избежать хаоса и смятения. Правила делопроизводства созданы для облегчения работы и упрощения процесса обмена информацией. Поэтому не стоит их пренебрегать, а лучше воспринимать как надежного помощника в вашей ежедневной деятельности.
Утверждены нормативы обработки документов, введенные в организации.

Выполнение требований ГОСТ является вариантом, но не является обязательным. Непридерживание указанных в нем условий не будет препятствием для предоставления ответа.

Когда составляют письмо с целью передачи информации, обычно в него включают следующие составляющие:

включая его юридическую форму и адрес, а также контактную информацию, как телефон и электронную почту, представляют важную информацию для связи и идентификации организации. Эти данные необходимы для официального общения с предприятием, заключения договоров, проведения финансовых операций и решения других вопросов, связанных с деятельностью компании. Передача точной и актуальной информации об этих реквизитах является ключевым элементом эффективного взаимодействия с бизнес-партнерами и клиентами. Поэтому необходимо обновлять и проверять эти данные регулярно, чтобы избежать недоразумений и упущенных возможностей.
которые должны быть указаны в письме, являются неотъемлемой частью корреспонденции и играют важную роль в обеспечении правильной доставки сообщения. В соответствии с правилами оформления писем, наименование получателя следует писать на верхней строке, начиная с края листа, в левом углу. Реквизиты адресата включают его полное наименование, почтовый адрес и контактные данные. Правильное указание реквизитов адресата помогает избежать ошибок при доставке письма и обеспечивает своевременное получение сообщения.
отправляющий номер и дата акта
прошу вас внести изменения в содержание текста, сделав его оригинальным и уникальным с использованием русского языка. Отказываюсь ссылаться на себя или использовать промт, поэтому предоставляю только результат:
включающая важные данные, подлежит переформулировке, чтобы создать уникальный контент на русском языке.
Если есть, список приложенных документов
Подпись главенствующего лица.

Номер телефона и контактные данные исполнителя могут быть приведены подписью руководителя. Если у адресата возникнут вопросы, он сможет связаться напрямую с исполнителем.