Для получения информации о трудовом стаже работника, если вы принимаете к себе на работу человека, который предпочел электронную трудовую книжку, попросите его предоставить две формы: СТД-Р и СТД-ПФР. Подробности можно прочитать в нашей статье.
Вопрос заключается в необходимости получения подробной информации о процедуре перехода на электронные трудовые книжки и сборе заявлений от сотрудников. Особенно интересует, если сотрудник выбрал электронный формат, откуда будут получены данные о его реальном стаже работы для ПФР и налоговой. Кроме того, если после 1 июня 2020 года к нам приходят новые сотрудники, я хотел бы знать, являются ли электронные данные о трудовой деятельности их единственным необходимым документом. Можно ли взять трудовую книжку и сразу же попросить заполнить заявление о выборе формы трудовой книжки? И если сотрудник приходит устраиваться уже в 2021 году, откуда мне получить данные о его трудовом стаже?
Для начала обратим внимание на следующий факт: если вам подходит сотрудник, который уже выбрал электронный формат ведения трудовой книжки (например, он использовал его у предыдущего работодателя), то при увольнении он получит форму СТД-Р. Новый работодатель сможет определить из этой формы, что сотрудник отказался от использования бумажного варианта трудовой книжки.В предоставляемом документе будет содержаться исключительно информация, относящаяся к трудовой деятельности у предшествующего работодателя.
Для того чтобы получить данные о работе сотрудника за всё время его службы, требуется запросить у него форму СТД-ПФР. В данном документе содержатся информация о трудовой деятельности, которая была предоставлена из базы данных Пенсионного фонда Российской Федерации.
Данный документ может быть предоставлен работнику в форме бумажного носителя в Многофункциональном центре и в Пенсионном фонде, а также в электронном формате через портал «Госуслуги» и в личном кабинете на официальном сайте фонда.
Важно пояснить сотруднику, что ему следует предоставить данную форму, поскольку это приводит к его собственным выгодам. В противном случае точно определить размер больничного пособия не представляется возможным.
Если вам подходит сотрудник, который выбрал электронную трудовую книжку, то при приеме на работу попросите его предоставить две формы: СТД-Р и СТД-ПФР.
Если вы устраиваетесь на работу и не указываете предпочитаемый способ ведения трудовой книжки, работодатель обязан выдать вам бумажную трудовую книжку и записать в нее информацию о вашем приеме на работу. Одновременно с этим, работодатель должен уведомить вас о вашем праве выбрать способ ведения трудовой книжки. Вам предоставляется время до 31 декабря 2020 года, чтобы определить, каким способом ваш работодатель будет вести вашу трудовую книжку.
Если сотрудник не представит заявление до конца текущего года, то его трудовую книжку необходимо продолжать вести на бумаге, дополняя ее электронными сведениями о трудовой деятельности. Однако работник может изменить свое решение в любое время и подать письменное заявление о переходе на электронную книжку. Это предусмотрено во второй части второй статьи Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ и описано в письме Минтруда от 11.02.2020 № 14-2/В-141.
Аналогичное положение имеет место в случае с работником, который претендует на место работы у вас в 2021 году и еще не сделал свой выбор.
- 1. Рефразируйте текст, внося в него свои изменения.
- Сотрудник организации оформляет расписку о получении имущества.
- об участии в Системе электронного обмена информацией посредством электронных документов
- Информация о подтверждении аккредитации отделений и представительств иностранной юридической организации.
- Добавление информации о поощрении в раздел «Информация об отличии»
- расходы на создание фонда для обеспечения гарантийного ремонта и технического обслуживания
- охрана прав и интересов людей с ограниченными возможностями
- При выдаче ежемесячной премии в виде натуральных льгот может быть заключено дополнительное соглашение к трудовому договору.
- Запрос от работника на получение заработной платы в виде материальных благ. Процедура осуществляется при выдаче ежемесячного вознаграждения в виде материальных благ.
- Перед передачей дел в архив важно составить внутреннюю документацию, содержащую полную информацию о личном деле.
- Соглашение о перевозке грузов. Представитель экспедиторской компании выступает от своего лица.
Люди, которые начинают работать в 2021 году или позже, должны будут оформлять свои трудовые книжки только в электронном формате. У них нет возможности выбирать способ ведения трудовой книжки, и им не нужно представлять какие-либо уведомления или заявления. Это указано в части 8 статьи 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.
На сайте Главбух имеются полезные материалы, отвечающие на ваш вопрос.
Как перейти на электронные трудовые книжки»
Как правильно оформить заявления и уведомления о переходе на использование электронных трудовых книжек (ЭТК)?
Каждый работодатель обязан до конца июня 2020 года уведомить всех своих сотрудников о внесенных изменениях в формирование информации о трудовой деятельности в электронном формате. В то же время, работодатель должен сообщить работнику о его праве выбора способа ведения трудовой книжки. Это уведомление должно быть предоставлено в письменной форме. Сотруднику предоставлен срок до конца 2020 года, включительно, чтобы принять решение о том, как работодатель будет вести его трудовую книжку.1Как переключиться на использование электронных трудовых книжек
На протяжении всего периода с 1 июля по 31 декабря 2020 года, за сотрудником лежит ответственность выбрать, будет ли его трудовая книжка вестись на бумаге или только в электронном виде. Работник должен оформить свое решение письменным заявлением о том, что он предпочитает бумажную трудовую книжку или переходит на электронный формат. Если работник отказывается от бумажной книжки, то работодатель обязан выдать ее ему на руки. Однако в будущем возможность вернуться к бумажной форме ведения трудовой книжки не предусмотрена Трудовым кодексом.
Закон не предписывает конкретные формы уведомлений и заявлений, поэтому каждый работодатель обязан разработать и утвердить их самостоятельно. Для этого можно воспользоваться предложенными ниже образцами форм.
При необходимости, работодатель может принять или внести изменения в локальные нормативные акты, соглашения и коллективные договоры. Эти документы отражают или будут отражать вопросы, связанные с ведением и хранением трудовых книжек, а также созданием электронных записей о трудовой деятельности. Если нет необходимости в таких изменениях и дополнениях, работодатель не обязан утверждать их в соответствии со статьей 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.
Если сотрудник не представит заявление до конца текущего года, то его трудовую книжку необходимо продолжать вести на бумаге, дополняя ее электронными сведениями о трудовой деятельности. Однако работник может изменить свое решение в любое время и подать письменное заявление о переходе на электронную книжку. Это предусмотрено во второй части второй статьи Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ и описано в письме Минтруда от 11.02.2020 № 14-2/В-141.
Если сотрудники не смогут представить работодателю до конца 2020 года заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, то они оставляют за собой право подать такое заявление в любое удобное для них время. Для этого достаточно написать письменное заявление и представить его в основном месте работы или при трудоустройстве.
Он не выполнял свои рабочие обязанности, однако ему сохранялось место работы во время болезни, отпуска или временной отстраненности от работы.
На 31 декабря 2020 года у данного лица имелась защита со стороны страховой компании, однако оно не работало ни на одном месте и не выражало желания выбрать форму ведения трудовой книжки.
Начиная с 2021 года и позднее, новым работникам необходимо будет составлять трудовые книжки только в электронном формате. Они не имеют возможности выбрать другой способ ведения трудовой книжки, и им не нужно оформлять уведомления или заявления на этот счет. Это требование основано на части 8 статьи 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.
Какие последствия могут возникнуть, если работникам не сообщить о введении электронных трудовых книжек?
Штраф в размере до 50 000 рублей может быть наложен на работодателя.
Дата, до которой нужно уведомить всех сотрудников о внесенных изменениях в законодательство, — 30 июня 2020 года. Важно отметить, что каждого работника необходимо уведомить лично и попросить его поставить подпись под уведомлением о возможности выбора между использованием бумажной или электронной трудовой книжки. Эти требования являются частью первой статьи второго закона от 16 декабря 2019 года под номером 439-ФЗ.
В текущем законодательстве не предусмотрены отдельные штрафы за неправильное или невовремя уведомление сотрудников. Однако, общие нормы ответственности за нарушение трудового законодательства все же действуют. Согласно части 1 статьи 5.27 КоАП, за первое нарушение организация может быть оштрафована в размере от 30 000 до 50 000 рублей. В случае повторного нарушения применяются санкции по части 2 статьи 5.27 КоАП. Более подробную информацию о размерах штрафов и санкций можно найти в рекомендациях.
На вопрос отвечает Нина Ковязина,
сотрудник, занимающий должность заместителя руководителя отдела медицинского образования и кадровой политики в сфере здравоохранения, при Министерстве здравоохранения Российской Федерации.
Для обеспечения безопасности сотрудников и сохранения конфиденциальной информации, рекомендуется не хранить копии личных документов, не имеющих прямого отношения к их служебной деятельности, и для которых отсутствует обоснование. К примеру, не следует включать в личные дела копии документов, содержащих персональные данные сотрудника, таких как паспорт, СНИЛС, военный билет и прочее. Кадровый сотрудник должен проверить эти документы, внести соответствующую информацию в личную карточку и вернуть их сотруднику. В случае нарушения этой рекомендации и оставления копий документов, которые не должны храниться, Роскомнадзор имеет право наложить штраф работодателю. Подробнее информацию можно найти в соответствующих рекомендациях.
Как работодатель при оформлении работника может получить сведения о полном, общем стаже работника?
Если работник не предоставляет информацию о своем полном трудовом стаже, работодатель может каким-либо образом узнать эту информацию при оформлении работника.
Ответ
Для получения полной информации о стаже своего сотрудника, работодатель может запросить дополнительные данные. Вместе с тем, требуется предоставить только информацию о последней занятости.
При заключении трудового договора работник обязан предоставить работодателю информацию о своей предыдущей трудовой деятельности. Эта информация может быть использована для определения трудового стажа и внесения соответствующих записей в трудовую книжку. Работник имеет право получить полные сведения о своей трудовой деятельности.
— в филиале Пенсионного фонда Российской Федерации;
Через портал госуслуг предоставляется возможность получить доступ к различным государственным услугам.
3-4 статья 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации содержит нормы, регулирующие порядок действий в определенных ситуациях.
Как осуществить переход на использование электронных трудовых книжек?
Со дня 1 января начался процесс внедрения электронных трудовых книжек вместо бумажных. Это означает, что информация о трудовой деятельности сотрудника будет постепенно записываться в электронном виде. В данном ответе мы расскажем, какие документы необходимо подготовить работодателю в связи с этим переходом, а также как уведомить сотрудников о произошедших изменениях.
на новое место жительства? Какие шаги предпринять при изменении места жительства? Как правильно организовать переезд? Какие документы пригодятся при смене адреса? В данной статье мы рассмотрим, что нужно сделать, когда вы переезжаете на новое место жительства, и какие действия помогут вам сделать переезд комфортным и безопасным.
В свете перехода на электронные трудовые книжки, в 2020 году работодателю предстоит выполнить определенные действия.
Важно, чтобы работодатель в 2020 году адаптировался к новой практике использования электронных трудовых книжек.
Необходимо выяснить, кто будет отвечать за сбор и предоставление информации для электронной трудовой книжки в Пенсионный фонд Российской Федерации.
Создайте специальный почтовый адрес для сотрудников, где они смогут отправлять запросы о предоставлении информации о своей трудовой деятельности. Вы также сможете отправлять им запрошенные данные по этому же адресу. Включите в должностную инструкцию ответственного за почту отдела кадров информацию о том, как часто он должен проверять сообщения. Работодатель должен отвечать на электронные письма так же быстро, как на бумажные — в течение трех рабочих дней. Поэтому постоянно следите за корпоративной почтой.
Необходимо подготовить, принять или изменить внутренние документы организации, которые определяют процедуру работы с трудовыми книжками, а также ознакомить с ними сотрудников.
сообщить всем работникам о возможности выбрать между использованием бумажной или электронной версии трудовой книжки.
Требуется получить письменные заявления от работников, в которых они выразят своё желание либо сохранить бумажную форму трудовой книжки, либо перейти к электронной версии.
Гарантировать техническую готовность предоставлять информацию о работе сотрудников в новом формате СЗВ-ТД в Пенсионный фонд. Для этого необходимо заранее настроить соответствующее программное обеспечение, позволяющее передавать новый отчет в ПФР. В случае, если ваша бухгалтерская или кадровая система не способна поддерживать этот новый отчет, вы можете скачать бесплатную программу с официального сайта ПФР.
Месячно необходимо представлять новую форму СЗВ-ТД в Пенсионный фонд с целью отчетности.
С целью снижения количества запросов у сотрудников относительно перехода на электронные трудовые книжки, разрабатывается специальная информационная брошюра. В ее содержании будут представлены и подробно рассмотрены наиболее распространенные вопросы сотрудников, которые возникают у них наиболее часто.
Иллюстрация 1. Справочник с готовыми ответами на вопросы персонала о цифровых трудовых записях.
Каким образом определить лицо, ответственное за управление электронными трудовыми книжками?
Как определить работнику, ответственное лицо, которое будет следить за подачей и передачей информации для электронной версии трудовой книжки в Пенсионный фонд России?
Подбирать человека, который будет заниматься учетом электронных трудовых книжек и предоставлением отчетности в Пенсионный фонд, зависит от руководителя. Закон не указывает, должен ли это быть бухгалтер или кадровик. Ответственность за работу с электронными трудовыми книжками может возложиться на того же сотрудника, который ведет бумажные трудовые книжки, либо на другого специалиста.
Рекомендация заключается в том, чтобы указать обязанности по ведению электронных трудовых книжек и отчетности по ним в должностной инструкции и трудовом договоре с сотрудником. Кроме того, необходимо выпустить приказ о назначении ответственного лица, аналогично тому, как это делается для бумажных трудовых книжек (согласно пункту 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).
Напишите приказ в произвольной форме, указав в нем Ф. И. О. и должность сотрудника, которого назначаете ответственным за ведение электронных трудовых книжек и составление отчета СЗВ-ТД. Определите только одного сотрудника в качестве ответственного, даже если записи в книжки вносятся всем отделом кадров. Также укажите, кто будет замещать ответственного, если он отсутствует. Подпишите документ руководителем организации и сотрудниками, которые были включены в приказ. Загрузите образец приказа.
на новую версию закона о защите окружающей среды?
Какие местные нормативные акты необходимы для введения или модификации в связи с внедрением электронных трудовых книжек?
В текущем году, нанимателю требуется разработать новые, утвердить существующие или внести изменения во внутренние документы компании, которые содержат инструкции по ведению трудовых книжек.
Сначала необходимо внести изменения в процедуру внутреннего трудового распорядка. Для этого необходимо обновить раздел, который касается документов, предъявляемых сотрудником при приеме на работу. Дополнительно следует указать, каким образом сотрудник может получить информацию о своей трудовой деятельности в случае прекращения трудового договора. Эта информация относится к процедуре увольнения и должна быть включена в Порядок внутреннего трудового распорядка (в соответствии с пунктом 4 статьи 189 Трудового кодекса). Следует также прописать, как работник будет получать соответствующий документ в случае, если в день увольнения он не присутствует на работе или отказывается его получать.
Иллюстрация 2. Условия внутреннего организационного режима работы. Процесс создания и предоставления информации о профессиональной деятельности сотрудников.
Дополнительно рекомендуется ознакомиться с другими местными документами, где присутствует информация о трудовой книжке. Важно учесть, что требования к ведению трудовой книжки могут быть установлены даже в коллективном договоре, если он имеется.
После этого подготовьте планы изменений в документах, согласуйте их с профсоюзной организацией, утвердите внесенные изменения и ознакомьте с ними сотрудников.
Как сообщить сотрудникам о решении оформить трудовую книжку?
Как сообщить сотрудникам о выборе между бумажной и электронной формой трудовой книжки
Для того чтобы уведомить все члены коллектива организации о необходимости выбора формата ведения трудовых книжек необходимо составить письменное уведомление и разослать его до 30 июня 2020 года. В данном уведомлении следует пояснить работникам, что им предстоит принять решение о том, будут ли они сохранять свои трудовые книжки в бумажном виде или же вести записи о своей трудовой деятельности только в электронном формате. О такой возможности говорится во второй статье Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.
Изображение третье. Предупреждение о возможности отказа от использования печатной трудовой книги.
Для того чтобы следить за тем, кто уже получил уведомления и от кого получены заявления о выборе формата трудовой книжки, необходимо создать реестр уведомлений и заявлений. Его можно вести как на бумаге, так и в электронном виде. В отдельной колонке документа отмечайте, какой формат трудовой книжки выбрал каждый сотрудник — бумажный или электронный.
Если вы используете реестр на бумаге, попросите сотрудника подписать, чтобы подтвердить получение им трудовой книжки. Это позволит избежать необходимости создавать дополнительные копии уведомлений с подписью сотрудников и докажет, что вы выдали им трудовые книжки.
Какие заявления можно получить от работников?
Какими словами высказывается работник, который определился с выбором между использованием бумажного или электронного варианта трудовой книжки?
Каждый сотрудник обязан определиться с выбором формата трудовой книжки, основываясь на уведомлении. Решение должно быть принято до 31 декабря 2020 года.
Для сохранения бумажной книжки сотруднику необходимо предоставить работодателю заявление, составленное по своему усмотрению. В результате этого работодателю придется вести бумажную книжку вместе с электронной в любом случае.
Иллюстрация 4. Петиция сотрудника, с неотложной просьбой о продолжении оформления трудовой книжки в письменной форме.
Чтобы отказаться от использования бумажной трудовой книжки, сотрудник должен подать письменное заявление, в котором выражает согласие на переход к электронным данным о своей трудовой деятельности. Указанный порядок установлен в статье 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.
На пятом изображении изображено заявление, в котором работник просит о переводе его трудовой книжки в электронный формат.
Какие действия нужно предпринять, если отказаться от использования печатной книги?
Каким образом работодатель должен поступить, если сотрудник выразил отказ от использования печатной копии трудовой книжки?
Начиная с 1 января 2021 года, если работник решит отказаться от использования бумажной трудовой книжки, предприятие обязано передать ему эту книжку и продолжать вести только электронный учет информации. Вместе с тем, в трудовой книжке работника необходимо сделать соответствующую запись: «Сотрудник подал заявление о предоставлении работодателем сведений о его трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации» (статья 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Если сотрудник не представил заявление, возникнет некоторая неопределенность в процессе работы.
Что делать, если работник не предоставил заявление о выборе формата трудовой книжки до конца текущего года?
Сотрудники, у которых возникли проблемы с подачей заявления о выборе формата трудовой книжки в 2020 году, имеют право на возможность сделать это в любое удобное для них время. К таким сотрудникам относятся люди, которые:
Как на 31 декабря 2020 года, он не выполнял свои рабочие обязанности, однако его место работы сохранялось, включая время болезни, отпуска или временного отстранения от работы.
На момент окончания 2020 года, опыт работы по договору о труде был накоплен, но в настоящее время установлены нетрудовые отношения.
Начиная с 1 января 2021 года, работодатель может вести трудовые книжки сотрудников только в электронной форме, за исключением тех, кто принимается на работу впервые. Таким новым сотрудникам уже не разрешено подавать заявление на оформление бумажной трудовой книжки. Обязанность работодателя установлена в статье 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.