Начиная с начала 2020 года, в соответствии с Федеральным законом № 439-ФЗ, все компании обязаны передавать информацию о трудовых активностях своих сотрудников в электронном формате. Новый закон определяет правила, сроки и способы предоставления отчетности. В данной статье мы рассмотрим, как сформировать электронную трудовую книжку, как ее вести в соответствии с правилами и как принять на работу сотрудника без опыта работы.
Что такое электронная трудовая книжка?
- ПФР;
- работодатель;
- работник.
Создается отчетный документ по образцу СЗВ-ТД, утвержденному Трудовым Кодексом РФ, и передается Пенсионному фонду России соответствующая информация. К доступу к данной информации имеют право только сотрудники Пенсионного фонда России, обладающие необходимыми полномочиями.
Электронная трудовая книжка: где посмотреть
Где и как сотрудник может взглянуть на электронную книгу?
- общаться напрямую с Пенсионным фондом России
- подать запрос на справку в Многофункциональном центре или получить необходимые данные через Государственные услуги;
- В любое удобное для вас время во время работы или при расторжении трудового договора вы можете обратиться к работодателю для получения информации.
В первых двух вариантах, сотрудник получает документ формата СТД-ПФР, в котором содержится полная информация о его трудовой деятельности, начиная с начала 2020 года. После этого, эту справку подписывает уполномоченный представитель Пенсионного фонда России, используя электронную цифровую подпись (ЭЦП). С другой стороны, работодатель заполняет, заверяет и выдаёт справку, которая является документом формата СТД-Р, в день увольнения сотрудника или в пределах трех дней с момента запроса работником.
Особенности перехода на электронные трудовые книжки
Вопрос о том, кому нужна электронная трудовая книжка, больше не обсуждается: c 1 января 2020 года все работодатели перешли на эту систему. В тоже время, работодатели все еще обязаны вести бумажные трудовые книжки и вносить в них все изменения, если работник отказывается полностью перейти на электронный формат.
Всем работающим было предоставлено время до 2021 года, чтобы определиться с форматом и принять соответствующее решение. Работодатели предлагают своим сотрудникам полностью перейти на электронную табельно-кадровую систему и отказаться от использования бумажных документов. Каждый работник имеет возможность обдумать, необходима ли ему бумажная табельно-кадровая система, и принять решение по данному вопросу.
- Если работник решает отказаться от использования бумажной версии трудовой книжки, ему необходимо оформить письменное заявление в Пенсионный фонд России (ПФР). При этом работодатель должен сделать соответствующую запись в трудовой книжке о переходе на электронную версию и вернуть ее работнику. С момента оформления такого заявления работник освобождается от ответственности за хранение и ведение бумажной трудовой книжки в соответствии с требованиями статьи 2 Закона 439-ФЗ.
- Если работник предпочтет продолжить вести трудовую книжку в бумажном формате, работодатель будет все так же записывать в нее данные и предоставлять сохранное хранение. В то же время, параллельно он будет вести электронную трудовую книжку и давать возможность работнику получить копию в случае необходимости, то есть справку в форме СТД-Р.
Если сотрудник не перешел на электронную трудовую книжку и сохранил бумажную, у него есть возможность изменить свое решение в любой момент у текущего или будущего работодателя. Начиная с 1 января 2021 года, только электронная трудовая книжка будет оформляться для тех, кто впервые устраивается на работу.
Как завести электронную трудовую книжку?
Для каждого сотрудника составляется уникальный отчет в форме СЗВ-ТД, который впоследствии подвергается изменениям. СЗВ-ТД генерируется как для внутренних, так и для внешних работников, а также для удаленных сотрудников. Исключением являются только те лица, которые трудятся по договорам на предоставление услуг и занимаются индивидуальным предпринимательством.
В отчете работодатель должен указать свой регистрационный номер в Пенсионном фонде Российской Федерации, полное наименование компании, ИНН (индивидуальный налоговый номер), а также КПП (код причины постановки на учет в налоговом органе). Кроме того, необходимо указать персональные данные сотрудника, такие как полное имя и фамилия, дата рождения и номер СНИЛС (страхового свидетельства индивидуального лицевого счета). В отчете обязательно должна быть указана дата приема на работу и все важные изменения в процессе трудовой деятельности, такие как смена должности, получение новой специальности или повышение квалификации. Также в отчете должна быть отметка об увольнении и указание оснований для оформления данного события, например, информация о соответствующем приказе.
Как подавать отчёт в ПФР?
Если число работников в компании превышает 25 сотрудников, то ее отчеты должны быть направлены только в электронном формате, обязательно заверенные электронной цифровой подписью. В то же время, организации и индивидуальным предпринимателям с числом сотрудников до 25 человек разрешено представлять СЗВ-ТД как в электронном, так и в письменном виде. В последнем случае письменный документ должен быть подписан руководителем компании или его уполномоченным лицом, а в случае с индивидуальным предпринимателем — личной подписью.
Работодатель обязан предоставить отчёт перед ПФР на следующий календарный день после публикации приказа, касающегося принятия на работу или увольнения. Кроме того, необходимо регулярно, ежемесячно, до 15 числа, предоставлять отчёты о наличии или отсутствии изменений. В случае нарушения сроков предусмотрены штрафы согласно статье 15.33.2 КоАП РФ.
Прием нового сотрудника
Перед принятием нового сотрудника важно убедиться, писал ли он заявление о нежелании использовать бумажную трудовую книжку на предыдущем месте работы. После этого следует следовать определенной последовательности действий:
- Для тех, кто предоставил заявление, важно проверить наличие соответствующей записи в бумажной трудовой книжке и затем приступить к формированию электронных данных с использованием стандартных форм СТД-Р или СТД-ПФР.
- Если сотрудник сохранил бумажную трудовую книжку, необходимо занести в неё запись о приеме на работу, проводить все записи в ней и сохранять её в обычном порядке, а также одновременно создавать электронные записи.
- Если у сотрудника, только начавшего работу, отсутствует опыт работы, работодатель оформляет только электронный трудовой контракт.
Увольнение работника
В случае увольнения работодатель должен выдать работнику Справку о трудовой деятельности-регистрации, если тот перешел на электронную трудовую книжку. Однако, работодатель может, но не обязан предоставлять Справку о трудовой деятельности-регистрации работникам, которые продолжают использовать бумажную трудовую книжку.
На самом деле, электронная трудовая книжка является очень удобным инструментом для работодателя. Однако могут возникнуть трудности связанные с сроками подачи отчетности. Например, за один день может потребоваться перевод целого подразделения, что делает своевременную подачу отчета за всех сотрудников крайне сложной задачей. Однако этот процесс становится значительно проще благодаря использованию сервиса «СФЕРА Отчетность». С его помощью вы можете быстро отправлять отчеты в электронном формате по форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд, при этом они будут подписаны электронной цифровой подписью. Важно отметить, что этот сервис всегда доступен онлайн, что позволяет вам в любое время обращаться к нему.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки
Совсем недавно главным документом, свидетельствующим о навыках и преданности работе, была трудовая книжка. Портфолио никто не требовал. Все важные достижения, благодарности и повышения отражались только в этой книжке, и все считали это наилучшей рекомендацией. Даже сейчас люди старой школы придерживаются такого подхода. Но что делать молодежи? Мы разберемся, как получить выписку из электронной трудовой книжки, чтобы подтвердить свой опыт работы.
Способы получения выписки из ЭТК
Важно отметить, что возможность получить выписку из электронной трудовой книжки не ограничивается только теми, кто только начал работать в 2021 году или позже и не имеет старых документов. У всех, кто работает в России, есть электронная книжка, где хранятся сведения о стаже, которая сначала была в ведении Пенсионного фонда, а теперь Социального фонда. Однако бумажная трудовая книжка имеется не у всех. Некоторые работники добровольно отказываются от нее, а другие уже не получают ее, так как она считается устаревшей.
Подробно рассмотрим, что представляет собой электронная карточка трудовой деятельности и каким образом можно эффективно взаимодействовать с ней.
Все зарегистрированные лица, включая тех, кто работает по совместительству и на дистанционной работе, обязаны заполнять цифровые данные о своей деятельности в соответствии с пунктом 1.4 положения, утвержденного Постановлением правления Пенсионного фонда России № 245п от 31.10.2022 года.
Со старта 2023 года все компании и предприниматели теперь должны регулярно предоставлять в СФР информацию о заключении и прекращении гражданско-правовых договоров с физическими лицами, за которые начисляются страховые взносы в соответствии с налоговым законодательством (см. пункт 5 пункт 2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ). Срок действия договора не имеет значения — даже если он действовал всего один день, информация об исполнителе должна быть предоставлена в СФР обязательно.
Следовательно, каждому человеку, которому передавались или передаются соответствующие сведения начиная с 2020 года, предоставляется право запросить выписку из электронной трудовой книжки любым удобным для него способом.
Есть несколько способов получить выписку из электронной трудовой книжки — как в цифровом, так и в бумажном формате. В 2020 году была проведена широкая информационная кампания о переходе на новый закон, и СФР (ПФР) специально уделил большое внимание тому, чтобы процедура получения сведений была максимально удобной, доступной и понятной для всех граждан. И на самом деле, за время действия нового законодательства работники не высказывали особых жалоб на сложности получения цифровых сведений о своей трудовой деятельности.
По данным статьи 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, сам трудящийся (а другое лицо не имеет права получить эти сведения) обращается:
- работник может обратиться к своему предыдущему работодателю, чтобы получить информацию о своей работе только за период, проведенный на этой работе.
- в Многофункциональном центре;
- в Фонд социальной поддержки
- зайти на платформу Госуслуги.
Давайте разберем каждый из этих случаев.
Как получить выписку из электронной трудовой на Госуслугах онлайн
Если вы уже зарегистрированы на портале Госуслуги, то выполнить это действие не представляет сложности.
Доступаемся до своего профиля. В перечне служебных записей на сайте выбираем подраздел «Документация» и активируем функцию «Получить выписку из электронной трудовой книжки».
Я создала документ в режиме реального времени, что заняло у меня всего 1 минуту. Через такое же количество времени файл появился в моем личном кабинете. Вся информация в документе подтверждена электронной подписью. Есть возможность распечатать документ, сохранить его на компьютере или мобильном устройстве и так далее. Документ был добавлен в мой личный кабинет в двух форматах. Pdf-файл выглядит как обычный документ, с которым мы привыкли работать. Xml-файл представляет собой набор данных и выглядит как непрерывный текст с кодами (иногда банки запрашивают этот файл).
Профессионалы из КонсультантПлюс провели анализ процедуры составления выписки из трудовой книжки. Воспользуйтесь этими рекомендациями совершенно бесплатно.
Как получить выписку у работодателя
В случае необходимости иметь только сведения о предыдущем месте работы, работник имеет право обратиться к работодателю за выпиской из электронной трудовой книжки. Это может понадобиться, например, для получения кредита в банке, подтверждения брони, оформления визы и других подобных случаев. При этом работник не обязан объяснять причины, по которым он запрашивает данные у работодателя.
Также существует простая процедура для заказа выписки из электронной трудовой книжки у работодателя: работник может подать заявление на свободной форме с соответствующим запросом (в некоторых организациях может достаточно просто устно попросить работника).
Если у работника имеется бумажная трудовая книжка, то предприятие не может выдать ее на руки, а только заверенные копии всех страниц. Для кадровых служб это всегда была серьезной проблемой и вызывало много хлопот, особенно при выдаче оригинала документа сотрудникам, которые идут оформлять пенсию (книжки выдавались под расписку и на ответственность самих работников). С цифровым документом таких заморочек нет: кадровый работник печатает форму СТД-Р и спокойно выдает ее сотруднику, не беспокоясь о том, что тот может потерять основной документ, подтверждающий трудовой стаж. Форма СТД-Р формируется автоматически из специальной программы, поэтому кадровику или бухгалтеру необходимо только указать, как сделать выписку из электронной трудовой книжки и правильно оформить ее. Подписывает форму уполномоченное лицо в организации.
Согласно действующему Трудовому кодексу Российской Федерации, сроки составления данного документа определены в статье 66.1.
- В течение трех рабочих дней после того, как работник предоставил заявление о предоставлении информации, ему должны быть предоставлены эти сведения.
- В нашем понимании, в тот момент, когда сотрудник покидает компанию, мы считаем это днем увольнения.
В случае, если работник обнаружит неточности или неполные данные в форме СТД-Р, у него есть право требовать их исправления или дополнения. Для этого необходимо отправить работодателю письменное заявление. После получения такого заявления, работодатель обязан внести необходимые изменения в информацию о трудовом стаже работника и направить ее в Социальный фонд России.
Инструкция по заполнению отчета СТД-Р
Как получить выписку в МФЦ
Есть еще одна возможность — посетить многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг, чтобы получить нужный документ. Важно отметить, что выписка из электронной трудовой книжки в МФЦ будет представлена в печатном виде (в форме справки СТД-СФР). Это удобно для тех, кто предпочитает иметь распечатанную копию.
В Многофункциональном центре документ будет подготовлен в течение трех рабочих дней, что делает данный способ получения несколько не оперативным.
Интересующая информация: возможно ли у работника наличие двух одновременно действующих трудовых книжек?
Как получить выписку в СФР
Кроме того, возможно получить выписку из электронного документа о трудовой деятельности в Пенсионный фонд Российской Федерации, или точнее говоря, в Социальный фонд Российской Федерации, ведь известно, что Фонд социального страхования и Пенсионный фонд теперь объединены.
На официальном веб-сайте Социального фонда России находится одна интересная секция под названием «Граждане». Внутри этой секции есть вкладка «Электронная трудовая книжка». После нажатия на кнопку «Получить» мы автоматически перенаправляемся на портал Госуслуги. К счастью, у нас уже есть понимание о том, что делать на этом портале.
На самом деле, лучшим способом является воспользоваться интернет-порталом Госуслуги. Здесь можно получить электронную версию трудовой книжки, которую можно предъявить в любом месте. Использование Госуслуг для получения такой выписки действительно очень удобно и быстро.
Каким образом я могу получить выписку из Единого трудового контракта (ЭТК), если я ранее прекратил работать в данной компании? Мне предоставят выписку от работодателя или мне следует обратиться в Многофункциональный центр или Службу федеральной регистрации?
Если мой опыт работы заключается в трудовой деятельности в нескольких компаниях, существует возможность получить полную выписку из электронной трудовой книжки, охватывающую все периоды работы. Чтобы сделать это онлайн, я могу воспользоваться услугами Госуслуг. В случае, если такая опция недоступна, мне придется обратиться к каждому работодателю индивидуально, чтобы получить необходимую информацию.
Если автор не уточнил, тогда мне придется это сделать. Работодатель должен предоставить выписку в течение трех рабочих дней! Я считаю, что это очень важный момент для всех, поскольку при нарушении можно обратиться в трудовую инспекцию, а последствия могут быть крайне неприятными.
У каждого человека есть возможность индивидуально получить стандартную форму СТД Р. Это можно сделать через государственные онлайн-сервисы, выбрав наиболее удобный способ.
Да, так и бывает – обращаешься в МФЦ или СФР, чтобы получить выписку, а там оказывается, что ее можно получить только при наличии электронной подписи. Было бы кстати упомянуть эти «незначительные» подробности в статье.
Компьютерная грамотность с Надеждой
С помощью Госуслуг можно получить выписку из личного карточного файла, где хранится информация о трудовой деятельности. Введение электронных карточных файлов произошло в 2020 году. Тогда работники имели возможность самостоятельно выбирать место, где будет записываться их трудовая активность.
p, blockquote 1,0,0,0,0 —>
Для этой цели можно было избрать один из двух предложенных вариантов:
- либо в электронном формате можно хранить информацию о трудовой деятельности работника.
- Возможность иметь трудовую книжку как в электронном, так и в печатном виде.
p, blockquote 3,0,0,0,0 —>
p, blockquote 4,0,0,0,0 —>
В данной статье представлены два варианта оформления запроса на получение выписки через Госуслуги.
p, blockquote 5,0,0,0,0 —>
Заказать выписку: Первый способ
Иллюстрация 1. На интернет-портале Госуслуги был введен запрос о возможности получения электронной формы трудовой книжки. В результате появилась функция «Запросить официальное подтверждение».
Для доступа к порталу Госуслуг требуется пройти процедуру аутентификации, обязательно имея подтвержденную учетную запись.
p, blockquote 6,0,0,0,0 —>
В иллюстрации номер 1 в графе рядом с персонажем Максим, был отмечен запрос на получение электронной версии трудовой книжки. В результате получен ответ на данный запрос.
p, blockquote 7,0,0,0,0 —>
Если вы сотрудничали или ранее сотрудничали по официальному трудовому соглашению, то у вас есть возможность запросить электронную выписку из вашей трудовой книжки.
В отчёте не отражается общая продолжительность работы. Для проверки этого факта, необходимо заказать выписку о состоянии лицевого счёта в СФР.
Продолжительно следует клацнуть по кнопочке «Желать заявление» (рисунок 1). Прибудет уведомление об отправке запроса (изображение 2).
p, blockquote 9,0,0,0,0 —>
Иллюстрация 2. Запрос оформлен на получение справки из кадровой документации.
На иллюстрации номер 2 отражено уведомление, которое гласит: «Вам будет предоставлена услуга в течение одного дня». В реальности, информация из трудовой книжки немедленно поступает в личный кабинет на Госуслугах, как показано на иллюстрации номер 3.
p, blockquote 10,0,0,0,0 —>
Иллюстрация 3. В данное место направляется сообщение, содержащее копию электронной трудовой книжки.
Для получения выписки необходимо зайти в личный кабинет на Госуслугах. Кликните на свою аватарку, которая находится в правом верхнем углу и выделена красной рамкой на рисунке 3. После этого откроется меню, где вам нужно выбрать пункт «Уведомления».
p, blockquote 11,0,0,0,0 —>
Далее необходимо нажать на надпись «Услуга выполнена» (см. рисунок 3). В результате появятся два документа с отчетом (см. рисунок 4).
p, blockquote 12,0,0,0,0 —>
Изображение 4. В данном случае имеется два документа в форматах PDF и XML, которые представляют собой сведения из электронной версии трудовой книжки.
Далее представлена небольшая запись с изображением 4:
p, blockquote 13,0,0,0,0 —>
призывает граждан быть готовыми к внедрению цифровых технологий, чтобы упростить и улучшить свою жизнь. Он отмечает, что это станет возможным благодаря развитию электронных сервисов и общественной инфраструктуры. Чтобы достичь этой цели, Совет Госуслуг предлагает активно использовать цифровые платформы и облачные технологии, а также внедрять новые формы электронного взаимодействия с государственными органами.
Если в выписке отсутствуют данные о работе или они не полные, рекомендуется обратиться к работодателю для уточнения даты отправки отчёта в СФР. При переходе на новое место работы необходимо передать информацию до 25 числа следующего месяца, а при увольнении или приёме на работу — не позднее следующего рабочего дня.
Если вы хотите устранить ошибки или добавить недостающую информацию, воспользуйтесь услугой корректировки Индивидуального Личного Счета (ИЛС) или обратитесь в ближайшее отделение Системы Фондового Развития (СФР). Возможно, вам потребуются бумажная трудовая книжка, копии трудовых договоров, а также приказы о приеме на работу и увольнении.
В электронной трудовой книжке не прописывается информация о длительности стажа работы. Если вам требуется проверить эту информацию, вам необходимо заказать выписку о состоянии лицевого счёта в СФР.
Передача информации из электронной трудовой книжки через Госуслуги состоит из двух отдельных файлов: PDF и XML.
p, blockquote 15,0,0,0,0 —>
Для того чтобы убедиться, что информация о вашем трудовом опыте заполнена правильно, следует скачать файл PDF, нажав на кнопку «Скачать» (см. рисунок 4), и просмотреть его на своем устройстве.
p, blockquote 16,0,0,0,0 —>
Для подтверждения юридической значимости, выписка будет оборудована электронной подписью повышенной квалификации. Формат XML применяется с целью обеспечить юридическую достоверность документа.
p, blockquote 17,1,0,0,0 —>
Если вы нажмете на три точки в красной рамке, изображенной на рисунке 4, у вас появится возможность воспользоваться функцией «Отправить по электронной почте». Это позволит вам отправить файлы с выпиской из вашей трудовой книжки на свою личную почту.
p, blockquote 18,0,0,0,0 —>
Какова цель оформления справки из трудовой книжки?
Вы можете понадобиться распечатать документ.
- при приеме на рабочее место;
- в учреждениях социального обеспечения;
- в центрах визового обслуживания для путешествий за рубеж и получения визы;
- В случае судебных разбирательств также возникает необходимость в этом.
Второй способ, как заказать выписку
На сайте Госуслуг имеется раздел «Документы», в котором находится подраздел «Работа и пенсия». В этом подразделе можно найти информацию о «Электронной трудовой книжке». Если вам необходимо получить выписку из этой книжки, то вы можете воспользоваться ссылкой «Заказать выписку».
Существует альтернативный метод, который позволяет сразу перейти в Госуслуги для получения выписки из электронной трудовой книжки, не вводя никаких запросов.
p, blockquote 20,0,0,0,0 —>
Чтобы достичь этого, требуется осуществить вход на веб-портале «Госуслуги». После этого следует найти раздел «Документы» и затем выбрать категорию «Трудовая деятельность и пенсионное обеспечение».
p, blockquote 21,0,0,0,0 —>
Чтобы получить выписку трудовой книжки, необходимо просто нажать на голубую ссылку «Заказать выписку» в окне «Электронная трудовая книжка». И уже через несколько секунд вам будет предоставлена нужная выписка.
p, blockquote 22,0,0,0,0 —>
Информация о выписке будет доступна в личном кабинете Госуслуг, а именно, в разделе «Уведомления», расположенном в правом верхнем углу (см. рисунок 3).
p, blockquote 23,0,0,0,0 —>
Если перейти в раздел «Уведомления», то там предоставлена информация в двух файлах: PDF и XML. Эти файлы доступны для скачивания (см. рисунок 4).
p, blockquote 24,0,0,0,0 —>
О выписке из трудовой книжки на бумаге
Для получения выписки предоставляется возможность выбора между бумажным и электронным вариантом. В случае обращения на Госуслуги, доступна только электронная форма выписки, представленная в виде двух файлов: PDF и XML.
p, blockquote 25,0,0,1,0 —>
У компании есть возможность предоставить работодателю документацию в двух видах: в виде бумажной выписки на официальном листе бумаги с печатью или в электронном виде.
p, blockquote 26,0,0,0,0 —>
В случае необходимости вы можете обратиться в Социальный фонд (СФР), в который в настоящее время включен Пенсионный фонд (ПФР).
p, blockquote 27,0,0,0,0 —>
Возможно получить бумажную выписку в МФЦ (МногоФункциональном Центре) также.
p, blockquote 28,0,0,0,0 —>
Система Госуслуг предлагает удобный сервис, позволяющий получить выписку из электронной трудовой книжки (ЭТК) в виде видеозаписи.
p, blockquote 29,0,0,0,0 —>
Благодарим за проявленное внимание!
p, blockquote 30,0,0,0,0 —>
p, blockquote 31,0,0,0,0 —>
p, blockquote 32,0,0,0,0 —>
p, blockquote 33,0,0,0,0 —> p, blockquote 34,0,0,0,1 —>