В этой статье вы узнаете, что делать, если у сотрудника изменились имя, фамилия, номер паспорта или другие персональные данные. Поймите, как работодатель должен действовать в этом случае и как сотрудники должны документировать это. Изменения должны быть отражены.
Приказ об изменении персональных данных работника при смене паспорта, изменении фамилии, вступлении в брак и не только
Имя, фамилия, руководство и другие персональные данные, которые работодатель запрашивает у сотрудников, а особенно имя, которое они вносят в процессы, в частности в личные и финансовые документы, могут меняться со временем. Трудовое законодательство не обязывает работников немедленно сообщать работодателю о любых изменениях в персональных данных, используемых в их трудовых документах. Оно также не предусматривает наказания для тех, кто не делает этого вовремя.
В то же время работодатели могут ввести условия, обязывающие сотрудников уведомлять HR об изменениях в персональных данных в течение установленного ПВТР или иного локального акта. Такой подход позволяет минимизировать риск наложения штрафов за использование в официальных документах недостоверной или искаженной информации, обеспечить своевременное получение и обновление данных о работнике. Отчеты, договоры и трудовые книжки.
Внимание! Не допускается включать в положения о персональных данных обязанность работников сообщать об изменениях и предоставлять документацию (п. 2 ч.1 ст. 15.07. 2006 г. ст. 152-ФЗ ФЗ 18. 1). Если в нормативных актах содержится такое положение, оно передается в ЭТАД.
Издать приказ об изменении персональных данных работника в целях актуализации и обновления кадровых или бухгалтерских дел и внесения необходимых корректировок в кадровые документы.
Приказ об изменении персональных данных работника в связи с ребрендингом: образец
Внимание! Приказ об изменении персональных данных, как правило, в связи с изменением паспорта, семейного положения, места жительства или другой информации, делается по просьбе работника. Заявление не является обязательным документом, но написать его стоит. Поскольку это единственный документ от работника, то после оформления процедуры он находится в его распоряжении. Кроме того, работодатель не может хранить копии личных документов работника. Почитайте в системе HR: какие документы и копии документов нельзя хранить в личной папке.
Вместе с заявлением не забудьте попросить у работника подтверждающие документы, выданные государственными органами. Прототипу достаточно просто предъявить их, а сотрудник должен вернуть их и не удалять копии. Трудовые договоры, соглашения, личные карточки, лицевые счета и другие кадровые или бухгалтерские документы не могут быть скорректированы только на основании устной информации.
Образец приказа об изменении персональных данных сотрудника: как составить
Создайте макет в любом формате, так как единого образца для такого случая не существует. Используйте фирменный бланк организации, в верхней части листа укажите реквизиты работодателя, перечислите дату и место издания приказа. Опишите, как именно изменились персональные данные работника. Если изменений много — например, сотрудник решил сменить имя и фамилию и получил новый паспорт, — запишите их все. Рядом с ними обязательно укажите прежнюю информацию, чтобы было понятно, что персональные данные были указаны в кадровом документе до изменения.
Если вам поручено внести изменения в кадровые документы, вы можете либо ограничиться общими формулировками, либо перечислить конкретные документы, в которые необходимо внести изменения. Как правило, в такой справочник входят
Поскольку изменение персональных данных работника возможно только при наличии подтверждающих документов, эта информация также должна быть отражена в приказе. Вид подтверждающих документов определяется основанием для издания приказа об изменении персональных данных работника. Смена фамилии подтверждается работником новым паспортом, свидетельством о браке или разводе, если новая фамилия является следствием изменения семейного положения. Смена фамилии подтверждается работником паспортом или справкой из ЗАГСа.
Памятка работнику при изменении персональных данных: вспомогательный документ
Внимание! Не забудьте добавить информацию о сотруднике. Обычно эта задача возлагается на менеджера по персоналу или сотрудника организации. Заполненная форма делегирования, если она не переподписана, заверяется подписью руководителя организации и его печатью. Затем он вносится в соответствующий календарь учета, подписывается всеми заинтересованными сторонами и передается для ознакомления.
После издания и регистрации приказа кадровый документ можно скорректировать, например, внести изменения в сведения о работнике в трудовой книжке или заключить с сотрудниками дополнительные соглашения об изменении их персональных данных. Читайте HR-система: как составить кадровую документацию для изменения фамилии сотрудника
Скачайте документ по использованию персональных данных в вашей организации.