У каждого из нас количество получаемых писем достаточно велико. И отправляемых тоже не меньше. Когда мы готовим важное письмо, мы надеемся, что оно не останется без ответа или без выполнения просьбы, выраженной в нем.
Но, если вас удивит, сколько писем приходит и умножите на время, необходимое для прочтения и ответа на все — вы будете потрясены. Обычного рабочего дня будет недостаточно.
Существуют элементарные техники, которые повысят вероятность получить ответ. Если вы придержитесь этих рекомендаций, вас будут признательны.
Перевод был осуществлен с помощью Alconost.
1. Пишите кратко и по существу
Люди очень часто склонны писать слишком много. Когда мне приходится написать важное письмо, мой основной фокус не на том, что можно было бы еще добавить, а на том, что можно убрать. В случае электронной почты принцип «меньше — значит лучше» особенно актуален. Если у вас есть сомнения, нужно ли что-то написать — лучше воздержаться.
2. Самую важную просьбу размещайте в начале
В массе случаев люди отправляют письма, не включая «призыв к действию». При написании следует стремиться к тому, чтобы читатель понял, какое влияние вы хотите оказать на его поведение. Если вы не ожидаете никаких дальнейших действий, сразу же укажите: «информация, содержащаяся в данном письме, предназначена исключительно для вашего ознакомления и не требует никаких ответных мер».
Иногда возникает сложность в кратком изложении сложного вопроса. Если вы написали большой объем текста, пожалуйста, укажите в самом начале вашу просьбу.
Когда я составляю особенно важное письмо, где необходимо установить конкретные сроки, я подчеркиваю ключевую информацию, используя красный цвет и выделение жирным шрифтом. Например, я отправляю письмо с приглашением на участие в определенном событии. В самом начале письма я выделяю красным цветом дату проведения мероприятия, дату, до которой нужно подтвердить участие, а также место его проведения.
3. Разбивайте большие письма на параграфы
Когда я сталкиваюсь с письмами, которые содержат избыток деталей и становятся слишком громоздкими, я предпочитаю разбивать их на параграфы, аналогично этому посту. Хорошо организованный текст помогает ясно понять, о чем идет речь. Кроме того, это облегчает быстрый просмотр письма и поиск нужной информации. Если получатель открывает ваше письмо и видит огромный текстовый блок, скорее всего, он пропустит его и перейдет к другим сообщениям в почте (обратите внимание на пункт 2 — если вы сначала напишете самое важное и выделите его жирным шрифтом, получатель хотя бы запомнит, чего вы хотели донести).
4. Пишите кому-то одному
Это невероятно важно. Это то, что мотивирует меня заняться этим текстом. Я часто сталкиваюсь с ситуациями, когда люди обращаются сразу ко всему окружению. Например, гендиректор, направляющий обращение всем членам правления: «Прошу вас помочь разобраться с Google» или «Взгляните на список потенциальных инвесторов и выскажите свое мнение».
Редко когда отвечают на обращение к группе даже хорошо мотивированные люди. Такое наблюдение делает любой специалист в области социологии.
- Эффект, проявляющийся у свидетелей, может быть представлен в уникальной форме.
- Размывание своих обязанностей
Как только вы напишете письмо с просьбой о помощи, многие подумают, что помощь окажет кто-то другой. Есть, конечно, люди, которые отвечают на такие письма. Но их гораздо меньше, чем тех, кто откликнется на индивидуальное обращение.
Поверьте мне на слово, я проверил оба варианта в течение многих лет.
Самым простым способом будет написать основную часть письма, которая будет одинаковой для всех адресатов. Затем, создайте несколько вариантов текста, добавив имя адресата. Часто я встраиваю некоторую персонализацию в начало каждого письма и/или изменяю данные, связанные с вопросом.
Само собой разумеется, что данная задача представляет большую сложность, нежели написание универсального письма для всех. Поэтому, если речь идет об вопросе, который не является особо важным, я предпочитаю использовать массовую рассылку. Однако, когда речь заходит о серьезных вопросах, я предпочитаю писать персональные письма.
Я нашел великолепное приложение, с помощью которого смогу значительно упростить свою задачу. Оно называется ToutApp и я был весьма приятно удивлен его возможностями и удобством использования. Мне удалось познакомиться с его создателем и попробовать демо-версию. Я остался очень доволен тем, как оно было разработано и какие функции может выполнять.
5. Тема письма должна быть весомой
Заголовок в электронной почте имеет такое же значение, как текст твита или название статьи. Мы, как представители нового поколения, любим быстро сканировать электронные письма и выбирать лишь те, которые нас действительно заинтересуют. Если через несколько дней мы не открыли письмо, то оно, скорее всего, было навсегда утеряно в безбрежности нашего почтового ящика. Если нам не напомнить о нем, никто никогда не ответит на него.
Следовательно, составляйте заголовки таким образом, чтобы получатели активно открывали и читали ваши электронные письма!
- Мы хотим обратиться к вам с краткой, но весьма значимой просьбой.
- вступительная фраза: организация А / организация Б
- На этой неделе свободные места за круглым столом «Будущее ТВ» уже заняты. Пожалуйста, подтвердите свое участие.
- У меня возникла маленькая просьба, вы могли бы мне помочь?
6. Время дня имеет значение
Если у вас нет вынужденной необходимости, старайтесь не отправлять важные сообщения в пятницу вечером. Лично я предпочитаю составлять текст письма в конце рабочей недели и отправлять его только утром в понедельник. Таким образом, я стремлюсь добиться того, чтобы мое письмо оказалось в самом верху списка, а не оказалось затерянным в конце. Важно отметить, что многие люди начинают свой рабочий день с проверки электронной почты, хотя эксперты по продуктивности настоятельно рекомендуют избегать этой практики!
Мне рассказали, что приложение ToutApp обладает функцией автоматической отправки электронных писем в соответствии с заданным графиком.
Между прочим, если я составляю сообщение для своего блога в субботу, то в понедельник утром я напоминаю об этом в своем Twitter аккаунте — по аналогичной причине.
7. Намылить, смыть и повторить
В свои юные годы я испытывал горечь, когда мои послания оставались без ответа. Быть может, тогда я получал немного писем, но я всегда находил время, чтобы ответить на каждое из них.
Со временем я усознал, что некоторые индивиды перегружены и не в состоянии обработать все, что поступает к ним. Чем выше ваше положение, тем более требовательным становится ваш режим, увеличивается объем работы и так далее. Постарев, мы берем на себя все больше обязанностей вне рабочего времени, и поэтому меньше людей остается до двух часов ночи, чтобы отвечать на каждое письмо.
Поэтому, пожалуйста, перешлите свою просьбу еще раз. Я, как правило, нажимаю кнопку «Ответить всем», чтобы получатель увидел, что это второе письмо на ту же тему. Я не виню никого. Это бессмысленно. Если я общаюсь с важными людьми, моя цель — не ставить их в неловкое положение.
Я вижу, что у вас много дел, но надеюсь, что вы не против, если я напомню вам о своем письме и повторю свою просьбу.
Я решил немного подождать перед отправкой второго письма, чтобы не создавать ощущение назойливости. В итоге, я все же направляю третье письмо и извиняюсь за его повторение, поясняя, что не желал быть навязчивым. Тем не менее, я надеюсь, что у вас найдутся две свободные минуты до следующей среды, чтобы…
Я хотел бы поделиться еще одним полезным советом, основанным на моем личном опыте. Если вам требуется написать письмо на иностранном языке, которым вы не владеете свободно, то не стоит тратить время и изнурять себя попытками выдавить правильные формулировки и фразы, которые вы запомнили еще в школе. Смело пишите письмо на своем родном языке и затем воспользуйтесь услугами проверенного и надежного переводчика. Таким образом, в вашем письме будет отражено то, что вы хотели сказать, а не просто то, как удалось сформулировать.
Если у вас нет надежного переводчика под рукой, попробуйте воспользоваться нашим уникальным сервисом Alconost Nitro для онлайн-переводов в режиме реального времени. Мы уверены, что экономия времени и качественный перевод письма превысят затраты, которые вы вложите в перевод.
Для опробования нашего сервиса без оплаты, необходимо осуществить регистрацию в системе, отправить нам на электронный адрес nitro@alconost.com ваш логин и несколько строк о себе. В ответ мы предоставим вам специальный купон для пополнения счета. Учтите, что данный купон действителен только для новых аккаунтов.
Речь идет о профессии переводчика.
Перевод данной статьи был осуществлен с помощью Alconost.
Компания Alconost специализируется на переводе приложений, игр и веб-сайтов на более чем 60 языков. Наши переводчики — носители языка, они проходят лингвистическое тестирование, чтобы гарантировать качество перевода. Мы предоставляем облачную платформу с API, которая обеспечивает непрерывную локализацию. Кроме того, наши менеджеры проектов доступны 24/7, чтобы обеспечить гладкое выполнение задач. Мы справляемся с любыми форматами строковых ресурсов, гарантируя полную адаптацию текста к требованиям проекта.
Наша команда также создает видеоролики, которые могут быть использованы для различных целей, включая продажи, улучшение имиджа, привлечение клиентов, обучение, презентации новых продуктов и игр для мобильных платформ Google Play и App Store. Мы готовы предложить вам широкий спектр видеоматериалов, которые будут отвечать вашим потребностям и помогут достичь поставленных целей.
Структура эффективного email-письма
NotiSend — это уникальный сервис по отправке рассылок, где вы можете быстро и просто создать email-письма, используя готовые шаблоны. Но помните, что успех вашей рассылки зависит от того, насколько оригинально и интересно вы заполните каждый элемент письма.
В данной публикации вы сможете ознакомиться с содержанием идеального электронного письма, способного эффективно содействовать в реализации продаж.
Заголовки письма (отправитель, тема, прехедер)
При разработке email-рассылок необходимо уделить внимание имени отправителя, так же, как и теме. Имя отправителя является названием вашей организации или человека, представляющего ее. Важно, чтобы подписчик знал, кто отправитель, ведь это увеличит вероятность открытия письма.
Различные варианты имени отправителя:
- Фамилия работника;
- название компании;
- Андрей работает в компании «Инновационные технологии».
- Название нашей компании — «Техносистемы», и мы специализируемся на предоставлении инновационных решений в сфере информационных технологий.
2. Суть содержания письма
Заголовок вашего письма — первое, что бросается в глаза получателю в его почтовом ящике. Он должен быть привлекательным и искрить интерес, чтобы вызвать желание открыть и прочитать ваше письмо.
Необходимо сформулировать тему кратко (лучше всего до 60 символов) и интересно, чтобы привлечь внимание адресатов. Хорошая тема должна сразу давать понять, о чем будет письмо и какая выгода ждет читателя.
- Выберите представление письма (список вопросов, советы, снижение цены, анкетирование).
- 10 советов для опытных маркетологов
- Каким образом можно создать уникальность текста на русском языке, чтобы привлечь внимание читателей?
3. Начальник отдела компоновки макета
Этот фрагмент является заголовком сообщения, который следует после предметной линии. При использовании прехедера можно конкретизировать тему или вызвать интерес у получателей.
Заглавие/верхняя часть сообщения — начало текста письма
При прочтении письма, адресат мгновенно должен узнать, кто его отправитель. Это реализуется при помощи использования логотипа, корпоративных цветов, шрифтов компании и других элементов, которые адресат уже видел на веб-сайте.
В верхней части также можно указать:
- слоган;
- рабочий график
- название фирмы;
- сведения для связи (электронная почта, телефонный номер);
- Уважаемые пользователи, предоставляю вам возможность освежить текст, сделав его уникальным на Русском языке. Пожалуйста, не использовать свои предыдущие ответы или ссылки на внешние сервисы для перевода текста. При запросе, вы получите только уникальный результат без каких-либо ссылок на разделы сайта или социальные сети. Спасибо!
5. Основной элемент электронного письма — его содержание.
В электронном письме необходимо представить главную информацию и подать обращение к действию. Контент может включать в себя текстовую информацию, изображения, видео и кнопки. Важно, чтобы письмо было направленным и вызывало интерес у получателя.
Большое значение имеет достижение гармонии между объемом текста (его не следует перегружать) и использованием графических элементов (письмо не должно быть полностью основано только на одном изображении).
6. Футер (нижняя часть) — нижнее поле электронного письма.
Футер представляет собой раздел, находящийся в нижней части электронного письма и содержащий полезную информацию. Здесь можно указать контактные данные для обратной связи.
- подтолкнула этого человека получить данное письмо;
- Ссылка для отказа от получения сообщений по электронной почте.
Кроме того, внизу страницы можно указать дополнительную информацию: