Что такое информационное письмо — скачать образцы и примеры оформления

Электронные письма информационного характера дают возможность передать или огласить информацию о различных событиях, напомнить о проведении мероприятий, запросить необходимую информацию, предупредить о чем-то важном и осуществить другие необходимые действия.

При оформлении документации следует соблюдать нормы делового стиля, учитывая смысл сообщения и его цель. В этой публикации мы предлагаем вам скачать образцы основных типов деловых писем, которые часто используются в предприятиях.

Что такое информационное письмо

В бизнесе широко распространены информационные письма, которые выполняют разнообразные функции и являются очень востребованным инструментом коммуникации.

Информационное сообщение отличается от других деловых документов тем, что его целью является уведомить получателя о конкретных событиях, обстоятельствах или фактах, связанных с отправителем сообщения.

Данный документ не является обязательным, он скорее выражает деловую вежливость, лояльное отношение и хороший стиль. Такие письма часто используются в качестве инструмента маркетинговых коммуникаций, которые успешно способствуют продвижению компании-отправителя на целевых рынках.

В официальной переписке, электронные сообщения могут иметь следующие цели:

1. Представить своим деловым партнерам значимые изменения, которые произошли у отправителя.
2. Следует напомнить своим контрагентам — поставщикам, подрядчикам или покупателям — о важности исполнения обязательств, которые были определены в условиях подписанного соглашения.
3. Информировать покупателя о расширении ассортимента с новыми предложениями (услугами).
4. Другие намерения, предполагающие информирование получателя о произошедшем.

Электронное письмо не содержит призывов к активности со стороны получателя. Оно лишь описывает определенные сведения, не требуя от адресата ни обязательных, ни желательных действий.

Очень важно, чтобы информация, которую мы передаем, приносила пользу и была полезной для того, кому она адресована. Мы должны избегать передачи вредной или нежелательной информации, чтобы не создавать впечатление о спаме.

Получателями могут быть отдельные работники организации-отправителя, группа таких работников (возможно, все работники), а также клиенты, партнеры, контрагенты организации-отправителя, представители различных аудиторий для контакта.

Существуют различные виды — разновидности

Разделение информационных писем на категории является условным, так как каждое из них может выполнять несколько задач одновременно.

В деловых сферах распространены информационные письма, которые обычно можно разделить на несколько типов:

1. Уведомление – это коммуникационное средство, которое служит для информирования получателя о различных событиях и новостях, связанных с отправителем. Целью такого сообщения может быть передача информации о изменении реквизитов компании, изменении цен на товары или услуги, а также о других событиях, которые могут быть важными для адресата.
2. Декларация, которая выполняет функцию информирования адресата о следующих шагах отправителя, направлена на предоставление информации о будущих мерах, таких как предварительное предупреждение о предстоящих сокращениях персонала, продлениях договоров и других действиях.
3. Напоминают человеку о необходимости выполнять определенные обязательства, например, погашать задолженность.
4. Подтверждающая информация указывает на факт получения конкретной информации, посылки или другого письма.
5. Информация с рекламным уклоном. Извещает о проведении специальных мероприятий по привлечению внимания, может содержать предложение приобрести товары/услуги, но не настаивает на осуществлении покупки.
6. Желание. Это определенная просьба, направленная к адресату. Отправитель просит получить ответ на заданный вопрос. Например, просьба уточнить процедуру составления цен.
7. Разнообразные формы информационных электронных писем (отклонение, предупреждение, приглашение и другие вариации).

Положения об оформлении и данные для заполнения

В информационном письме нет ограничений на объем. Текст может быть как кратким, состоящим из одного предложения, так и обширным, занимающим несколько страниц. Отправитель может быть руководителем предприятия или другим уполномоченным представителем.

При отправке документа от имени организации или другого ответственного лица, необходимо подписываться от их лица. Однако, при массовой рассылке, нет необходимости вручную подписывать данный документ.

Для информационных писем не существует строгих правил оформления. Обычно они составляются по произвольным шаблонам. Тем не менее, рекомендуется придерживаться общепринятых норм деловой переписки, которые включают следующие сведения (реквизиты):

1. Верхняя левая часть листа содержит информацию о компании-отправителе, включая ее название, адрес и контактные данные, вместе с другими важными реквизитами. Также здесь указывается дата написания документа и его исходящий регистрационный номер, если требуется регистрация переписки.
2. Адресат письма, включая его ФИО, должность, структурное подразделение и название организации с адресом, указываются в правом верхнем углу листа.
3. Около середины бумаги отображается основная идея сообщения, ясно описывающая его суть.
4. Добрый день!
5. Финальная секция. Включает в себя обобщение, концепцию и конструкцию запроса (предложения).
6. Наличие списков документов (если таковые имеются). Каждый из этих документов следует сопровождать краткими комментариями для получателя (объясняющими, что это, какая информация содержится и какая цель преследуется при его представлении).
7. В заключение письма используется стандартная фраза, выражающая преданность и уважение отправителя к получателю («С наилучшими пожеланиями…»). Также указываются полное имя и должность лица, от имени которого было написано данное письмо. Если сообщение является персональным, отправитель также ставит свою подпись.

Если письмо информационного характера является типичным, то оно составляется согласно официальному или общепринятому образцу.

В тексте разрешается использовать отрывки (содержание) из официальных, нормативно-правовых документов.

Дополнительные документы (такие как таблицы, схемы, фотографии и другие) могут быть приложены к информационному письму. Если письмо оформлено на бумаге, оно может быть доставлено курьером или отправлено почтой. В случае электронного письма, оно отправляется по сети Интернет (обычно через электронную почту).

Получить образцы и иллюстрации

• просьба предоставить сведения;
• приглашение на праздничное событие;
• просьба;
• соболезнование;
• напоминание;
• поздравление.

Как написать информационное письмо: образцы и рекомендации

Информационное письмо представляет собой стандартное коммерческое сообщение и выполняет различные функции. Благодаря информационным письмам вы можете уведомить партнеров о изменениях внутри вашей компании, предложить им новые услуги и товары, а также напомнить им о необходимости выполнения договорных обязательств. В общем, информационное письмо — это деловое сообщение, которое можно написать в свободной форме, соблюдая при этом правила деловой переписки.

Разновидности инфо-писем

1. Почтовые сообщения служат для информирования о различных событиях и процессах. Например, о внесении изменений в цены на предлагаемые товары и услуги, о смене руководителя или банковских реквизитов компании, о заключении контрактов, увеличении объема поставок и так далее.
2. Письма-декларации. В них описывается, какие действия намеревается предпринять отправитель в скором или далеком будущем. Например, увеличить стоимость, прекратить взаимодействие с получателем или провести процесс ликвидации.
3. Квитанции на приём. Здесь всё однообразно и стандартно – «приветствую, Иван Иванович, товар был доставлен, и к нему также были приложены сопроводительные документы, благодарю вас, желаю всего хорошего».
4. В письмах-напоминаниях адресат получает информацию о необходимости выполнить определенное действие, такое как исполнение своих обязательств по заключенному договору.
5. Письма с рекламой и информацией обычно являются самыми обширными и зачастую напоминают коммерческие предложения. Чтобы обеспечить прочтение таких посланий, они необходимо сделать хоть немного увлекательными и избежать очевидных фраз.

Классификация данных по функциям информационных сообщений может быть условной, однако она в целом дает представление о них. Если нужно, к письмам можно прикреплять дополнительные материалы. Весьма часто письма и сообщения, включая рекламные и информационные, отправляются по просьбе партнеров и других заинтересованных лиц.

Пожалуйста, найдите здесь пример информационного письма.

Оформление

Стандартные структура и данные, которые представлены в информационном письме, также как и правила его составления, считаются общепринятыми. С точки зрения оформления, информационные сообщения должны соответствовать всем требованиям делового письма. А вот алгоритм написания таких писем довольно прост.

1. Верхний левый угол бланка предоставляет возможность внести информацию о вашей компании, такую как название, юридический адрес, контактные данные и т. д. Эту информацию можно заполнить вручную, предварительно распечатать на образцовом файле или просто использовать штамп компании, если таковой имеется. Штамп содержит все необходимые реквизиты, и вам нужно будет только указать дату составления письма и его исходящий номер. При написании ответного письма рядом с датой и номером входящего документа следует обязательно указать эти детали.
2. Необходимо указать информацию о получателе в правом верхнем углу. Обычно достаточно указать должность и ФИО руководителя-адресата, но лучше всего также указать название компании и её адрес (включая почтовый индекс).
3. Образующая сложности в процессе поставки: важные моменты, которые следует знать
4. Мы желаем вам ознакомиться с новостью о назначении нового директора. В связи с этим, мы информируем вас о смене руководства. Рады сообщить, что начиная с настоящего момента основные решения будут приниматься новым директором. Уверены, что данное решение будет способствовать дальнейшему развитию и росту компании.
5. В случае, если вам необходимо прикрепить к сообщению какие-либо документы или другие дополнительные материалы, просим вас указать все приложения в конце основной части сообщения. При необходимости, предоставьте краткие пояснения к каждому из них. Также не забудьте указать количество листов в каждом приложенном документе.
6. Заканчиваю письмо фразой «С уважением…» (или любой аналогичной). В конце необходимо указать должность отправителя и его фамилию с инициалами. Если руководитель, его заместитель или делопроизводитель занимаются составлением и отправкой деловой корреспонденции, указывается их подпись. Если переписку ведет кто-то из наших сотрудников, может быть указан его отправитель. Иногда информационные письма отправляются сразу десяткам или сотням людей (например, всем клиентам компании). Подпись на каждом из них – не самая приятная задача. В таких случаях можно обойтись без нее.

Важно отметить, что вместе с информационным письмом есть возможность отправить документы любого вида – например, договоры, учредительные акты, квитанции, рекламные материалы, прайс-листы и другие. Кроме того, в информационных посланиях часто приходится использовать отрывки из нормативных документов и правовых актов, поэтому в случае необходимости рекомендуется обратиться за помощью к экспертам в составлении писем.

Примеры

Пример информационного уведомления о изменении банковских данных вылетает следующим образом:

Хотим сообщить вам, что в банковских данных нашего юридического лица ООО «Абсолютно другая компания» произошли изменения.

Просьба с начала данного дня производить все оплаты по указанному банковскому счету.

Информационное письмо, посвященное деятельности нашей компании, представляет собой привлекательный рекламный материал. Рекомендуется поручить его создание профессионалам — нашим штатным или внештатным рекламщикам. Однако, если у вас есть достаточный навык, вы также можете самостоятельно составить это письмо, учитывая его простоту и доступность. В данном письме мы хотели бы рассказать о нашей компании, ее деятельности и предложениях, которые могут быть полезными для наших потенциальных клиентов. Мы придерживаемся стандартных правил форматирования и содержания, и поэтому рекомендуем не более двух абзацев или около одной страницы текста для оптимальной информационной подачи.

Не забывайте, что при написании любых писем необходимо использовать вашу фирменную бумагу. Это общая рекомендация для оформления всей исходящей деловой переписки.

Информационное письмо

Электронное сообщение – документ, не имеющий коммерческой цели, основная задача которого заключается в информировании, рекламе, уведомлении о будущем партнерстве, сроке действия договора, аспектах деловой деятельности организации и т. д. Электронное сообщение может служить маркетинговым инструментом для продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения объемов продаж.

Как написать информационное письмо

Соблюдение правил деловой переписки является необходимым при оформлении информационного письма, также его структура должна соответствовать общей структуре делового письма.

В зависимости от цели информационного письма, можно выделить несколько его видов:

• письмо-уведомление – о изменении цен, назначении нового директора, обновлении реквизитов компании, о намеченных переговорах, о выполнении отгрузки продукции и прочие похожие события.
• письмо-заявление — о планах и целях, которые адресант намерен достичь;
• письмо-уведомление — об получении продукции, финансовых средств, документов;
• письмо-подсказка – о соблюдении своих обязанностей;
• Рекламное письмо – это информационное представление продукции или услуг, включая также информацию о компании.

В большинстве случаев, информационное письмо сопровождается письмом-компаньоном, где предоставляется расширенная и более подробная информация, а также ссылки на отдельные положения законодательных и иных нормативных актов.

Подписывает текущее электронное письмо руководитель фирмы, иногда эта обязанность возлагается на его вице-президента или даже на секретаря. В случае необходимости отправки сообщений широкой аудитории (в большом числе) можно обойтись без подписи либо использовать электронную копию подписи.

Образец информационного письма о смене директора

Поступила информация о ротации руководства

Согласно протоколу № 11/B от 20.11.2012 года, мы хотели бы сообщить вам о произведенной смене руководителя в нашей организации. С начала 23.11.2012 года Литвинова Тамара Васильевна назначена на должность директора ООО «Мишель».

Предоставляется приложение к протоколу № 11/B от 20.11.2012 года.

Образец информационного письма о выставке

Пожалуйста, познакомьтесь с условиями участия в выставке под названием «Мой взгляд на город» и подтвердите своё согласие на участие в течение пяти дней.

1. Выставочный мероприятие пройдет 9 февраля 2012 года с 9 утра до 7 вечера в здании «Фотоцентра» Союза журналистов России, расположенном на Гоголевском бульваре.
2. Размеры изображения по короткой стороне не могут быть меньше 20 см, например, отпечаток размером 20х30 см. В то же время, по длинной стороне изображение не может превышать 45 см, например, отпечаток размером 30х45 см.
3. Изображения будут размещены на досках в специальной обработке.
4. Для комфорта всех участников выставки, пожалуйста, предоставьте информацию о количестве фотографий, которые вы собираетесь представить, заранее. Каждому участнику будет доступно до 10 работ для размещения.
5. Для того чтобы мы могли ознакомиться с вашими фотографиями, пожалуйста, определитесь с их количеством и форматом и отправьте их на адрес электронной почты [email protected] до 1 февраля. Предоставьте нам также мини-изображения в размере 800х600 пикселей с указанием названия и фамилии автора.
6. Возможно принести готовые и утвержденные работы к 07 февраля.

Уважаемый оргкомитет, я прошу вас переформулировать текст, сделав его уникальным и не прибегая к использованию ИИ.

Информация о фотовыставке (жюри, партнеры) доступна в приложении.

Информационное письмо о деятельности компании

Электронная почта является одним из важных инструментов бизнес-коммуникации, который используется для рассылки информационных сообщений. Они предназначены для того, чтобы сообщить партнерам, клиентам, контрагентам и сотрудникам о различных новостях, изменениях и достижениях организации. Написание этих сообщений является неотъемлемой частью работы представителей бизнес-сферы и государственных учреждений.

• Форма и пример
• онлайн просмотр был доступен для всех пользователей в сети
• Теперь вы можете скачать файл без оплаты.
• Безопасно

Обязательно или нет

Этот тип документов не требуется обязательно, поскольку обязанность информирования кого-либо о текущих делах организации возлагается на ее руководство и администрацию. Однако, многие предприятия, особенно крупные, не пренебрегают созданием таких писем, достигая тем самым нескольких целей одновременно:

• Всем заинтересованным лицам предоставляется полная информация о всех текущих событиях.
• они будут вдохновлены на сотрудничество и эффективную деятельность;
• Улучшение репутации организации способствует созданию уникального имиджа компании.

Кто составляет информационное письмо

Как правило, ответственность за написание информационного электронного письма возлагается на руководителя конкретного подразделения, который принимает решение по вопросам, затронутым в письме. Возможными примерами являются:

• руководитель маркетингового отдела (когда речь идет о предлагаемых маркетинговых идеях для партнеров);
• если фирма хочет передать информацию своим сотрудникам путем направления письма, то она может воспользоваться услугами заместителя директора и других подобных должностных лиц.

Всегда следует доверять составление письма лицу, которому по должности поручено написание таких писем или которое уполномочено на их составление отдельным указанием директора.

Необходимо получить одобрение верховной власти компании перед отправкой информационного письма.

Кому адресовать информационное письмо о деятельности компании

Возможно направить информационное письмо адресату, будь то директор потенциальной партнерской компании, индивидуальный предприниматель-заказчик, члены коллектива и другие.

Письма являются одним из способов обмена информацией между людьми.

• личной перепиской, задуманной для ограниченного круга лиц
• Открытыми, для всеобщего доступа (с целью информирования наибольшего числа людей).

Общие правила для всех писем

При создании информационного письма необходимо тщательно следить за орфографией и соблюдать письменные нормы русского языка в отношении пунктуации, лексики, грамматики и других аспектов.

Необходимо учитывать, что получатели деловой переписки всегда оценивают точность изложенной им информации.

Неграмотное послание способно уменьшить важность содержащейся в нем информации и даже подорвать доверие получателя к автору.

Письмо следует писать кратко, содержательно и конкретно, помня о том, что «талант в краткости», и не увлекаясь длинными излияниями мысли. Исследования показывают, что получатели таких писем не готовы тратить на их чтение более одной минуты, что объясняется быстрым темпом современной жизни. Адресат обязательно заметит, что отправитель ценит его время, а если он заинтересуется информацией, содержащейся в письме, он найдет способ и время для связи с автором сообщения.

Что в письме допускать запрещено

При написании информационных писем необходимо соблюдать определенные правила, исключая некоторые запреты. Важно не использовать развязный, грубый или чересчур панибратский стиль. Также рекомендуется избегать стандартных выражений, слишком формального и холодного тона, специальной терминологии, большого количества цифр, а также излишнего использования деепричастных и причастных оборотов и прочего.

Важно не включать в письмо непроверенную, непроверенную информацию или ложные данные. Необходимо запомнить, что информационное письмо может получить статус юридически значимого документа при определенных обстоятельствах.

Основные моменты и образец составления письма

Сообщения, независимо от их отправителя и получателя, должны быть связаны только с деятельностью организации-отправителя или с событиями, связанными с ней. В то же время, они должны соответствовать определенным требованиям в отношении структуры и содержания.

1. Во-первых, необходимо учесть, что в информационном электронном письме обязательно должны быть представлены:
   • время создания этого текста,
   • данные отправителя и получателя, информация о отправителе и получателе
   • Если необходимо обратиться к конкретному человеку, то следует использовать правильное обращение, например «Уважаемый Петр Семенович» или «Уважаемая Ирина Викторовна». Однако, если адресат неизвестен, что случается время от времени, допустимо использовать общее приветствие «Добрый день!».
2. Далее следует основная часть письма, в которой я приведу повод и цель его написания, а также расскажу о всех сопутствующих информациях, связанных с описываемым делом: новые события, предлагаемые идеи, изменения, просьбы, объяснения и многое другое.
3. В заключение следует отметить, что приведенные аргументы и факты явно указывают на необходимость срочных действий. Исходя из вышесказанного, можно утверждать, что проблема требует немедленного внимания и решения. Именно сейчас необходимо разработать и внедрить меры, которые помогут преодолеть проблему и достичь поставленных целей. Безусловно, это будет сложный и масштабный процесс, но только таким образом мы сможем обеспечить стабильное и успешное будущее для всех заинтересованных сторон. Надеюсь, что данная информация будет взята во внимание и приведет к принятию необходимых решений.

Если в уведомлении включены приложения в виде дополнительных документов, видео- и фотофайлов, а также свидетельства, это следует отметить отдельным пунктом в содержании письма.

Как оформить информационное письмо

Не существует каких-либо специальных требований к оформлению письма, включая его содержание. Вы можете написать его на официальном бланке вашей компании или на обычном листе любого удобного формата. Хотя первый вариант предпочтительнее, так как не требуется вручную указывать реквизиты организации. Кроме того, такое письмо выглядит более серьезно и подчеркивает его официальный характер.

Если вам потребуется создать несколько копий, информационное письмо можно напечатать на компьютере. Однако особенно эффектно будут выглядеть письма, написанные каллиграфическим почерком с использованием пера.

Очень важно, чтобы сообщение было обязательно подтверждено подписью автора. Если это напечатанное письмо, то можно использовать подпись в виде факсимиле, а если письмо написано вживую, то только оригинальную подпись.

Печатать сообщение с помощью печати в строгой необходимости не требуется, потому что с 2016 года юридические организации имеют право использовать печатные изделия только в тех случаях, когда такое требование закреплено во внутренних правилах компании.

Если требуется, перед отправкой сообщения необходимо внести его данные в реестр внутренних документов или журнал исходящей информации.

Как отправить письмо

Существует несколько способов отправить информационное письмо.

1. Одна из самых популярных и широко распространенных сегодня технологий — это использование электронных средств связи. С помощью них можно передавать огромные объемы информации в кратчайшие сроки.
2. Альтернативный метод состоит в отправке информационного послания с помощью услуг Почты России в виде заказного письма с уведомлением о вручении. Это особенно актуально, если важность сообщения связана с официальной документацией, подписанной и заверенной натуральными подписями и печатями.
3. В случае, если связь между отправителем и получателем имеет определенную степень неофициальности и позволяет использовать альтернативные средства общения, возможно также отправить письмо по факсу или при помощи современных мессенджеров.

Информационное письмо

На данной странице имеется образец информационного письма, который доступен для загрузки в формате doc.

Уважаемый получатель,

Для того, чтобы загрузить этот документ на свой компьютер, необходимо перейти по предоставленной ссылке.

Объем файла указанного документа составляет 12,5 килобайт.

Деловое информационное сообщение является формой переписки, которая предназначена для предоставления информации получателю о различных аспектах работы организации или компании, а также о предлагаемых товарах и услугах. Оно может использоваться в качестве маркетингового инструмента для продвижения услуг компании или продукции ее бренда. Кроме того, такие информационные письма могут служить сообщением или напоминанием, уведомлением о сроках выполнения работ и прочим.

В деловой переписке часто можно столкнуться с информационными письмами, которые имеют особую структуру и оформление. Существует несколько видов таких писем, каждое из которых выполняет свою функцию.

• Электронное письмо или уведомление – это специальное сообщение, которое предоставляет получателю информацию о различных изменениях в компании, таких как изменение банковских реквизитов, изменения в кадровом составе или фактический адрес, сообщает о доставке товара, оповещает о времени проведения деловой встречи или переговоров и так далее.
• Это письмо содержит информацию о планах и желаниях человека, отправившего его.
• Напоминаем о назначенной встрече/мероприятии/необходимости оплаты/исполнении договорных обязательств и т.д.
• Рекламная рассылка, представляющая информацию о предоставляемых услугах компании, ее продукции и других интересных деталях. Вместе с этим, прикреплено сопроводительное письмо, в котором содержится более подробная информация о компании и предоставляемых услугах.
• Это уведомление служит подтверждением получения оплаты, товаров, выполнения услуг и других сопутствующих действий.

На предприятии руководитель (или его заместитель, либо секретарь) подписывает информационное письмо. В случае массовой рассылки, письмо может быть отправлено без подписи или с использованием факсимиле.

Скачать образец документа

Обратите внимание! Вам предоставляется возможность загрузить полную версию документа, приведено только его начало. Ссылка на скачивание доступна ниже.

Путем нажатия на любую из этих кнопок, Вы активно влияете на составление рейтинга полезности представленных документов. Мы искренне благодарим Вас за это!